Loonstrook e-mailen nog toegestaan onder AVG? Veilig alternatief: mijn.loondossier.nl

Handboek Loonheffingen over uitreiken loonstroken

Als administratiekantoor of werkgever verzorgt u onder meer de salarisadministratie voor de medewerkers. De loonstroken stuurt u dan (bijvoorbeeld vanuit Loon) per e-mail, met in de bijlage de pdf met de informatie.

In het handboek Loonheffingen staat over salarisstroken dat u: 'verplicht bent om de werknemer een loonstrook (een opgave van de loongegevens) te geven. Dit moet u op de volgende momenten doen:
– bij de eerste loonbetaling
– bij elke wijziging in de loonbetaling.'

Zolang een salaris niet wijzigt, hoeft er dus niet elke periode een loonstrook te worden overhandigd. Dat zal vooral het geval zijn bij werknemers met een vast werkschema, en dus een vast salaris.

Wanneer een werkgever (schriftelijk) overeenkomt met zijn werknemers om de loonstrook per mail te versturen is dat toegestaan. Die overeenkomst mag in de arbeidsovereenkomst of later hebben plaatsgevonden.