7: Werknemers

In dit hoofdstuk kijken we nader naar het vastleggen van verzuim en verlof.

° Verzuim en verlof vastleggen via Agenda
° Saldomutaties: verzuim verlof zonder nadere data
° Verloning oproepkrachten vanuit de Agenda
° Standaardomschrijving wijzigen
° Meer informatie over de Agenda
° Automatische verlofopbouw

Verzuim en verlof vastleggen via Agenda
U kunt verzuim en verlof vastleggen via de menu-optie 'Agenda'. U vindt deze links onderaan in het Loon-hoofdmenu, direct onder 'Loon Vandaag'.

Onderstaand de werkwijze om verzuim en verlof in de Agenda vast te leggen. Die werkwijze hebben we zo intuïtief mogelijk proberen te maken:

1) Kies de (start)datum voor het verzuim of verlof. Dat kan door de datum in het rechthoekige
     kalendertje te kiezen. Of door met de pijltjes (< en >) door de agenda te lopen.
2) U kiest de werknemer voor wie u het verzuim of verlof wilt vastleggen via 'Werknemer'
3) Stel, u wilt ziekteverzuim vastleggen. Van dinsdag 7 januari tot en met vrijdag 10 januari.
    Vier hele dagen.
4) Klik met de muis op de tweede rij onder de gewenste datum en houdt de linker muisknop
    daarbij ingedrukt.
5) Sleep de muis naar de einddatum: vrijdag 10 januari. Laat de linker muisknop nu los.
6) U belandt in dit scherm:

Afbeelding: Verzuim, Verzuim / verlof vastleggen

7) Kies hier voor 'Verzuim' of 'Verlof'
8) U kiest in ons voorbeeld voor 'Verzuim', 'Ziekte'
9) U kunt de 'Omschrijving' eventueel aanpassen. Wij geven 'Griep' in.
10) De begin- en einddatum zijn al correct want die had u al gekozen.
11) Na 'OK' belandt u weer in het hoofdscherm van 'Agenda' en ziet u dat de vier dagen
      'Ziekte: Griep' zijn vastgelegd voor werknemer R. Koning. De 'Stand (uren) per' geeft
       vanaf de 10^e januari 32 aan. Namelijk vier werkdagen van acht uur per stuk:

Afbeelding: Agenda, Verzuim 'ziekte' vastgelegd (uitsnede)

U legt op deze manier alle soorten van verzuim en verlof vast in Agenda.

Verzuim en verlof altijd in uren
Let op: in de Agenda wordt het verzuim en verlof altijd in uren (om)geboekt. Ook de stand wordt altijd in uren getoond.

Saldomutaties: verzuim verlof zonder nadere data
Sommige gebruikers vinden het handig om aan het einde van de maand het verzuim of verlof in één keer te boeken, zonder nadere data. Zij vinden het belangrijk dát het aantal uren verzuim of verlof wordt vastgelegd, zonder precies aan te hoeven geven op welke dagen en uren dat verzuim of verlof in de betreffende maand (of vierweken) plaatsvond. Daarvoor hebben we het scherm 'Saldomutatie' gemaakt.

Openen scherm 'Saldomutatie'
1) Kies de werknemer voor wie u de saldomutatie wilt vastleggen
2) Klik in de agenda op de laatste dag van de periode, bijvoorbeeld de 31^e januari
3) Klik direct rechts daarvan bij de betreffende maand (‘januari'), in de derde 'lichtgele regel':

Afbeelding: Kolom en regel voor saldomutaties

U belandt dan vanzelf in het scherm 'Saldomutatie'.

Voorbeeld 1 saldomutatie: Verzuim, Ziekte
• Werknemer Kuiper
• Drie dagen ziekteverzuim in januari
• Parttimer: 24 uur per week. Acht uur per werkdag
• Stip de optie ' Verzuim' aan
• Kies voor 'Ziekte'
• We vinken de optie 'Bereken uren o.b.v. dagen' aan
• 'Aantal dagen': 3
• De rekenhulp geeft aan dat het om 24 'Aantal uren (totaal)' gaat (3 x 8)
• Omschrijving: Griep
• Als de berekening en de omschrijving in orde zijn zo, klikt u op 'OK'
• Is het aantal uren niet oké, dan past u het aantal even handmatig aan

Afbeelding: Saldomutatie, Verzuim, Ziekte

• In de Agenda zien we de 24 uur en 3 dagen verschijnen in de kolom 'januari':

Afbeelding: Agenda, 'januari', Verzuim, Ziekte (uitsnede)

• En in de 'Stand (uren) per' bij 'Ziekte':

Afbeelding: Agenda, 'Stand (uren) per', Ziekte (uitsnede)

Wachtdagen?
Let op: voor de dagen die u bij saldo-mutatie aan ziekteverzuim vastlegt, past Loon het salaris niet automatisch aan als er wachtdagen zijn.

Reden: Loon kan bij een saldo-mutatie (zonder nadere data, dus) niet beoordelen of het ziekteverzuim plaatsvindt binnen vier weken na het vorige ziekteverzuim. Dat is een essentieel (ontbrekend) criterium want binnen vier weken wordt het verzuim wettelijk tot de eerdere ziekmelding gerekend.

Voorbeeld 2 saldomutatie: Verlof, Tijd-voor-tijd
Via de optie 'Saldomutatie' kunt u ook (incidentele) opbouw in één keer invoeren, zonder de precieze data te vermelden. Zoals tijd-voor-tijd bij het verlof 'Vakantie'.

• Werknemer Wilmans heeft in januari 20 uur overgewerkt.
• Dat wil hij niet uitbetaald krijgen, maar als tijd-voor-tijd. Een incidentele opbouw van zijn
  vakantie-urensaldo, dus.
• Kies de juiste werknemer (Wilmans in ons voorbeeld)
• Ga in de Agenda naar de 31^e januari
• Klik in de kolom er rechts naast, op de tweede 'gele' regel
• U bent nu in het scherm 'Saldomutatie'
• Stip de optie 'Verlof' aan
• Kies voor 'Vakantie'
• Stip 'Verlofopbouw (incidenteel)' aan
• Geef '20' in als aantal uren
• Omschrijving: 'Tijd-voor-tijd. 20 uur overwerk januari':

Afbeelding: Incidentele verlofopbouw, Vakantie, Tijd-voor-tijd

• Geef 'OK'
• De 20 uren tijd-voor-tijd worden in de Agenda in de kolom 'januari' getoond
• En bij de 'Stand (uren) per' in de regel 'Vakantie' (32 + 20 = 52):


 Afbeelding: Agenda, 'Stand (uren) per', Vakantie (uitsnede)

Verloning oproepkrachten vanuit de Agenda
U kunt in Loon voor de onregelmatige parttimers (oproepkrachten) de aanwezigheidsuren en –dagen ingeven. Aan de hand van die aanwezigheid maakt Loon de salarisstrook voor de betreffende periode.

Met andere woorden: op die manier stuurt u de verloning vanuit de Agenda.

Invoeren aanwezigheidsuren per dag
U voert de aanwezigheidsuren per gewenste datum in zoals u dat bij het verzuim en verlof gewend bent:
• Kies vanuit het Loon hoofdscherm voor 'Agenda'
• Kies de werknemer (oproepkracht)
• Klik in de Agenda op de gewenste datum
• Kies voor 'Uren' en geef het aantal werkuren in.

Invoeren aanwezigheidsuren per periode (saldo-mutatie)
U voert de aanwezigheidsuren per periode eveneens in zoals u dat bij het verzuim en verlof gewend bent:
• Kies vanuit het Loon hoofdscherm voor 'Agenda'
• Kies de werknemer (oproepkracht)
• Ga naar de laatste dag van de periode, klik op de tweede 'gele regel', en geef een
  saldomutatie 'Uren' in.

Meer info over Verloning oproepkrachten vanuit de Agenda: https://www.loon.nl/Handleiding/WerkurenAgenda.pdf

Overigens, de 'oude' methode - uren en dagen invoeren via de loonberekening zelf - blijft uiteraard ook in stand.

Standaardomschrijving wijzigen
U kunt de standaardomschrijving van het verzuim en de omschrijving van het verlof wijzigen. Kies daartoe vanuit het Loon-hoofdscherm linksonderin voor 'Opties' en dan voor 'Verzuim / verlof'. U ziet daarbij of de soort een verzuim is of een verlof. De omschrijving van de eerste vier genoemde verloven en verzuimen kunt u niet wijzigen.

Maar als u kiest voor de omschrijvingen met een cijfer er achter, bijvoorbeeld 'Verlof 5' en vervolgens op 'Wijzig' klikt, dan kunt u de omschrijving 'Verlof 5' wijzigen in bijvoorbeeld 'Sportverlof', zoals onderstaand aangegeven:

Afbeelding: Bewerk omschrijving verlof/verzuim

Dit verzuim/verlof kunt u vervolgens bij alle werknemers 'toevoegen'.

Meer informatie over de Agenda
Er valt nog veel meer over de Agenda te vertellen, zoals de optie 'Geavanceerd' waarbij u uitgebreide informatie over het verzuim en verlof kunt oproepen.

De Agenda geeft u ook inzicht in het werkrooster van de werknemers in vergelijking met het werkelijk gewerkte aantal uur.

Verder zijn er een aantal handige tips die het gebruik van de Agenda nog makkelijker maken.

U leest er alles over in deze uitleg: https://www.loon.nl/Handleiding/verzuimverlofagenda.pdf

Automatische verlofopbouw
In dit hoofdstuk kijken we nader naar de automatische verlofopbouw.

Via de werkgever, tabblad 8 'Verlof' kunt u aangeven hoeveel dagen u per jaar wilt opbouwen aan de diverse soorten Verlof. Gaat u daarbij uit van voltijd. Loon zorgt er dan automatisch voor dat de opbouw correct plaatsvindt, ook voor parttimers:

 
Afbeelding: Werkgevergegevens, Verlofopbouw

Voorbeelden automatische verlofopbouw
1) In uw bedrijf is sprake van automatisch opbouw van vakantiedagen. Per jaar bouwt een voltijd werknemer 25 vakantiedagen op. Voltijd is 8 uur per dag.

Klikt u dan op 'Vakantie', 'Wijzig' en geef vervolgens 25 in.

Bij maandlonen van een voltijder zal Loon dan 16,67 uur aan automatische vakantiedagen-opbouw registreren. Immers, 25 dagen x 8 uur = 200 uur. Delen door 12 (maanden) = 16,67 uur:

Afbeelding: Loonberekening, met opbouw vakantiedagen

2) Idem, maar in uw bedrijf is er sprake van vierweken-lonen.

Bij vierweken-lonen zal Loon bij een voltijder per vierweken 15,38 uur aan automatische  vakantie-opbouw registreren. Immers, 200 uur / 13  (periodes van vierweken in 2023) = 15,38 uur.

3) Idem, dus vierweken-lonen. Maar nu voor een parttimer die per periode 10 dagen, en 80 uur werkt. Precies de helft dus van een voltijder. Deze parttimer heeft dus recht op 7,69 vakantie-uren per vierwerken (100 / 13).

4) In uw bedrijf is sprake van automatisch opbouw van snipperdagen. Voltijd is nu 7,6 uur per dag. Per jaar bouwt een voltijd werknemer 5 snipperdagen (= 38 uur) op.

Klikt u dan op 'Snipper', 'Wijzig' en geef vervolgens 5 in.

Bij maandlonen voor een voltijder zal Loon dan 3,17 uren aan automatische Snipperdagen-opbouw registreren. Immers, 38 uur : 12 (maanden) = 3,17 uur.

Zo kunt u voor alle soorten Verlof automatische opbouw laten plaatsvinden.

Werknemer juist géén of een andere verlofopbouw?
Wilt u echter dat er voor een werknemer juist géén of een andere verlofopbouw plaatsvindt? Ga dan bij de vaste werknemersgegevens naar het tabblad 'Verzuim/verlof', klik op de verlofsoort, en dan op 'Wijzig':

Afbeelding: Werknemersgegevens, Wijzig verlof/verzuim

Stip het veldje van uw keuze aan. De keuze bestaat uit:
• 'Standaard': zoals reeds voor deze verlofsoort bij de werkgever is ingesteld,
• 'Geen': er vindt geen automatische opbouw voor deze verlofsoort plaats, en
• 'Anders': anders dan bij de werkgever voor deze verlofsoort is ingesteld. Daarbij geeft u aan
  wat het aantal verlofdagen (of -uren) per jaar voor specifiek deze werknemer bedraagt.

Voorbeeld 'Anders'
Met een fulltime werknemer (8 uur per dag) hebt u de afspraak dat hij 27 vakantiedagen per jaar opbouwt in plaats van 25. Bij maandlonen zal Loon dan voor deze werknemer 18 uur aan automatische vakantie-urenopbouw registreren. Immers, (27 x/x 8) : 12 = 18.

Geen enkele automatische opbouw
Wilt u dat specifiek deze werknemer voor geen énkele verlofsoort een automatische opbouw kent? Klik dan in het tabblad 'Verzuim/verlof' op 'Verlofopbouw Uit'.