Werkkostenregeling in Loon

In dit voorbeeld laten we alle aspecten van de werkkostenregeling in Loon weer even de revue passeren.

Fiscaal loon tot nu toe, en vrije ruimte
• De werkgever heeft een fiscaal jaarloon (tot en met november) van € 77.450
• Vrije ruimte is dus € 1.487,04 (1,92% van € 77.450)

Vergoedingen
De werkgever vergoedt één werknemer (Bakker) iedere maand voor € 25 aan representatiekosten. En eenmalig (in de maand juni) was er een 'fietsvergoeding na 5 jaar in dienst' voor werknemer R. Koning (€ 600), en A. Vader (€ 740). Die vergoedingen gaan ten koste van de vrije ruimte, en zijn dan ook in Loon worden ingevoerd als een 'Toeslag', 'Onbelast'.  

Tevens worden er iedere maand maaltijden met een zakelijk karakter, reiskosten en vakliteratuur vergoed aan de werknemer(s). Die vergoedingen zijn gerichte vrijstellingen, dus die hebben geen invloed op de vrije ruimte. De toeslagen (Looncomponenten) zijn dan ook ingevoerd als 'Looncomponenten', 'Nooit belast (o.a. gerichte vrijstellingen'). Hetzelfde geldt voor de negatieve toeslag 'Cadeaupot', die de werknemers zelf betalen, maar uiteraard geen invloed mogen hebben op de vrije ruimte.

In – als voorbeeld – de loonberekening van R. Koning, juni zien de diverse toeslagen en vergoedingen er zo uit:

 Afbeelding: 'Loonberekening','Onbelaste toeslagen' (fietsvergoeding)' en 'Nooit belaste toeslag' (cadeaupot, reiskosten, zakelijke maaltijden)

Overzicht 'Werkkostenregeling'
In het overzicht 'Werkkostenregeling' zien we de vergoedingen voor de cadeaupot, de maaltijden, en de reiskosten niet terug, omdat die geen invloed hebben op die regeling.

De onbelaste toeslag voor de representatie zien we wél terug in het overzicht. En ook de fietsvergoeding voor Koning en Vader vinden we terug in het overzicht 'Werkkostenregeling'.

Vergoedingen via de financiële administratie
De werkgever vergoedt buiten Loon om nog een aantal kosten aan de werknemers. Deze vergoedingen via de financiële administratie worden ingevoerd via de aangifte loonheffingen in het veldje 'Totaal werkkostenregeling uit financiële administratie'.

In ons voorbeeld gaat het om € 1.006,85 in de november-aangifte (periode 11):

Eindheffing door overschrijding vrije ruimte
De werkgever draait maand na maand de lonen, en natuurlijk ook de loonaangiften. Iedere maand wordt er € 25 van de vrije ruimte afgesnoept door de representatiekosten, en in de maand juni wordt de vrije ruimte verlaagd door de 'jubileumfiets' voor werknemers Koning en Vader.

Daarnaast verlagen ook de kostenvergoedingen van € 1.006,85 uit de financiële administratie de vrije ruimte (in de maand november). 

In ons voorbeeld is in november de vrije ruimte (€ 1.487,04) niet meer toereikend voor alle vergoedingen en verstrekkingen. In november moet er – stel - over € 843,35 eindheffing worden 'betaald'. 80% daarvan is € 674,68.

Bovenin het overzicht 'Werkkostenregeling' zien de berekening van vrije ruimte en de te betalen eindheffing:

Afbeelding: Overzicht 'Werkkostenregeling', Eindheffing

Specificatie fiscaal loon en specificatie onbelaste toeslagen
Onder de berekening van vrije ruimte, en de (eventueel) te betalen eindheffing zien we de specificatie van het fiscaal loon per werknemer, en de specificatie van de - voor de werknemer - onbelaste toeslagen:

Afbeelding: Overzicht 'Werkkostenregeling', Specificatie fiscaal loon toeslagen