Import in Loon vanuit HRM- of tijdregistratiepakket

Voorbereiding: Identificatie van een werknemer

Vanzelfsprekend moeten de gegevens van een werknemer correct worden gekoppeld. Met andere woorden: de gegevens van werknemer 'Pieterse' moeten niet bij de gegevens van werknemer 'Jansen' komen te staan. Daarom moet de identificatie van een werknemer in het externe pakket overeenkomen met de identificatie van die werknemer in Loon.

Twee manieren identificeren werknemer
Er zijn twee manieren om een werknemer te identificeren.
1) Via het BSN/Sofinummer
2) Via een eigen identificatie van het externe (exporterende) pakket

Het exporterende pakket bepaalt of het 'methode' 1) of 2) wordt. In sommige HRM-pakket of tijdregistratie-pakketten kunt die keuze echter zélf bepalen.

Ad 1) Via het BSN /Sofinummer
Het makkelijkste is om te importeren met het BSN/Sofinummer als identificatie. Echter, dit heeft als nadeel dat 'anonieme' werknemers en werknemers bij wie het sofinummer nog onbekend is, niet kunnen worden gekoppeld, en dus niet kunnen worden geïmporteerd.

Ad 2) Via een eigen identificatie van het externe (exporterende) pakket

Als u importeert via een eigen identificatie van het externe (exporterende) pakket dan moet u één stap extra maken voordat u kunt gaan importeren. Want bij deze tweede keuze moet de werknemer-identificatie in het externe (exporterende) pakket eerst ook bekend zijn in Loon. Anders wordt de werknemer bij de import geweigerd.

U kunt die werknemer-identificatie van het externe pakket in Loon instellen op tabblad 3 'Overige', 'Import' bij de vaste werknemersgegevens:

Loon salarissoftware Afbeelding: Werknemer, Overige, Import

Afbeelding: Werknemer, Overige, Import

In dit voorbeeld heeft het exporterende (= externe) pakket voorgeschreven dat werknemer Bakker id 125 heeft.

Heeft een werknemer maar één dienstverband dan hoeft u verder niks te doen. Wil het externe pakket meerdere dienstverbanden exporteren dan moet u op ditzelfde tabblad in Loon het dienstverband volgnummer aangeven.

De werkwijze van het daadwerkelijke importeren van de gegevens is bij identificatiewijze 1) en 2) verder hetzelfde.