7: Werknemers

Uitleg situatie
Het 'dienstverband' is belangrijk, ook voor de fiscus. U moet namelijk iedere aangifte loonheffingen ook op werknemersniveau de stand van zaken doorgeven aan de Belastingdienst. Dus ook als een werknemer na een tijdje afwezigheid (lees: uit dienst) weer in dienst treedt.

Vier mogelijkheden in Loon
U krijgt nu bij de optie 'Nieuw' vanuit het werknemersscherm vier mogelijkheden te zien. Het scherm ziet er zo uit:

Afbeelding: Nieuwe werknemer of dienstverband

Er zijn bij 'Nieuwe werknemer of dienstverband' de volgende vier mogelijkheden:

1) Voer een nieuwe werknemer in.
2) 'Maak een nieuw dienstverband voor', waarbij het oude dienstverband wordt afgesloten.
3) 'Maak een nieuw dienstverband voor', waarbij het oude dienstverband blijft doorlopen.
4) Maak een nieuwe werknemer op basis van.

Ad 1) Voer een nieuwe werknemer in
Die optie spreekt voor zich. Het gaat hier om een volledig nieuwe werknemer, die nog nooit eerder bij u in dienst was.

Ad 2) 'Maak een nieuw dienstverband voor. Volgt het oude op'
Er wordt onderscheid gemaakt tussen een nieuw dienstverband dat het oude dienstverband opvolgt, en een nieuw dienstverband dat gelijktijdig met het oude dienstverband blijft bestaan:

Afbeelding: Nieuwe werknemer of dienstverband, Nieuw dienstverband

U kiest de optie 'Het nieuwe dienstverband volgt het oude op' alleen wanneer de werknemer opnieuw in dienst treedt. Dan kan gebeuren als een werknemer een aantal maanden bij u heeft gewerkt dit jaar, stopt en een aantal maanden later weer in dienst komt. Dit zal vooral bij uitzendkrachten het geval zijn.

Na uw keuze voor 'Het nieuwe dienstverband volgt het oude op' belandt u in dit scherm:

Afbeelding: Nieuw dienstverband

Voorbeeld: werknemer Bakker heeft van januari tot en met mei 2023 bij u gewerkt. Het dienstverband liep tot en met 31 mei 2023. Echter, per 1 september komt hij weer in dienst.

De werkwijze is dan als volgt: u geeft in bij 'Huidig dienstverband eindigt op': 31052023. Bij 'Nieuw dienstverband begint op' vult u in 01092023. Geef vervolgens 'OK'.

Loon zal er dan voor zorgen dat er in de lijst van werknemers twee dienstverbanden staan bij deze werknemer. Namelijk één van 01-01-23 t.m. 31-05-23. En één vanaf 01-09-23:

Afbeelding: Werknemers, twee dienstverbanden 'Bakker'

Loon zorgt er tevens automatisch voor dat bij de vaste werknemergegevens van het oude dienstverband in het veld 'Uit dienst' de datum 31052023 wordt ingevuld. En bij het nieuwe dienstverband 01092023 in het veld 'In dienst'.

Let op: Als er lonen zijn opgeslagen bij Bakker die - naar nu blijkt - horen bij het nieuwe dienstverband dan zal Loon automatisch de lonen correct 'verdelen' tussen het oude dienstverband en het nieuwe dienstverband.

Ad 3) 'Maak een nieuw dienstverband voor. Oude dienstverband blijft doorlopen '
Het kan gebeuren dat één en dezelfde werknemer tegelijkertijd (!) twee dienstverband bij u heeft. Dit komt vooral voor bij een werknemer die ook een pensioenuitkering bij u ontvangt.

Maar het kan ook zijn dat een werknemer twee verschillende banen bij een werkgever heeft, bijvoorbeeld tekstschrijver en helpdeskmedewerker. En dat hij daarvoor twee aparte lonen krijgt, aparte werktijden heeft et cetera.

U wilt in dit soort gevallen niet dat Loon 'zeurt' over dubbele sofi-nummers. En u wilt uiteraard ook dat e.e.a. correct wordt verwerkt in de aangifte loonheffingen. Dat gebeurt dankzij deze optie 'Maak een nieuw dienstverband, oude dienstverband wordt niet afgesloten'.

Loon kopieert bij deze optie in zijn geheel alle data van de werknemer, en maakt daar een zo een nieuw dienstverband voor. Het enige wat het Loon-pakket logischerwijze van u vraagt is de indienstdatum voor het nieuwe dienstverband. Let op: u moet zelf nog het loon en de werkuren voor het nieuwe dienstverband aanpassen.

4) Maak een nieuwe werknemer op basis van
U voegt een nieuwe werknemer toe door een kopie te maken van een reeds bestaande werknemer, inclusief de vaste gegevens.

Deze optie kan handig zijn als de nieuwe werknemer net zulke vaste toeslagen / inhoudingen ('Looncomponenten'), reiskosten e.d. heeft als de werknemer die u kopieert. Dan is kopiëren sneller dan vanaf nul alles zelf invullen. U moet de strikt persoonsgebonden gegevens als adres, BSN en dergelijke zelf invullen. Via het tabblad 'Personalia'.