4: De Werknemers-wizard

Reiskosten
Voor de 'Reiskosten' gaat u nu een scherm 'Verder'. De reisgegevens vult u dus in bij de vaste data van de werknemer. Het betreffen immers diens vaste 'reispersonalia'. Voor deze netto toeslag zijn de mogelijkheden - door de wetgeving hierover - vrij uitgebreid. Vandaar dat we dit hoofdstuk in drieën delen:

- Reiskosten eigen vervoer
- Reiskosten openbaar vervoer
- Onbelaste reisvergoeding lager of hoger dan € 0,21 per km

Het gaat in dit scherm dus om de vaste reiskosten. De niet vaste reiskosten kunt u invullen bij 'Loonberekening', tabblad 3, 'Toeslagen' (na deze wizard).

Reiskosten eigen vervoer
We beginnen met Reiskosten eigen vervoer. Als de werknemer met de eigen auto, eigen fiets of lopend naar het werk komt (eigen vervoer dus), hebt u de keuze tussen:
- de wettelijke regeling, en
- de praktische regeling.


Afbeelding: Nieuwe werknemer, Reiskosten en thuiswerk

Wettelijke regeling
Bij de wettelijke regeling geeft u in dit scherm in:
1) De afstand woon-werk, in kilometers, enkele reis,
2) Het aantal dagen per week dat de werknemer thuis werkt (als dat speelt, uiteraard), én
3) U stipt de optie 'Per gereisde kilometer' aan.

Voorbeelden wettelijke regeling:
1) Stel, u vult 10 kilometer in,en geen thuiswerkdagen. Het betreft een voltijd-werknemer (21,67 loondagen per maand). Loon zorgt er dan automatisch voor dat deze werknemer een onbelaste reiskosten-vergoeding krijgt van: 2 x 10 = 20 kilometer per dag x /x € 0,21 = € 4,20 per dag. Dit natuurlijk x/x 21,67 = € 91,00 onbelaste reiskosten per maand. Op de loonstrook ziet u dan ook staan: 'Reiskosten woon-werk (2 x 10 km per dag) € 91,00.'

Let op: Er zit hier een addertje onder het gras. U mag van de fiscus namelijk alleen een volledige periode aan reiskosten vergoeden als de werknemer in die periode geen vakantie of ander verzuim heeft gehad. Als er wel sprake was van verzuim in een periode dan kunt u dat via Loon aangeven (zie hoofdstuk 7.4.1), en gaat de berekening van de reiskosten vanzelf goed. Het volgende voorbeeld laat dat zien:

2) Een werknemer heeft deze maand 5 verzuimdagen, afstand woon-werk 20 kilometer. Dan rekent Loon zelf uit: 21,67 -/- 5 dagen = 16,67 echte werkdagen. 16,67 x/x 40 x/x € 0,21 =  € 140,03. Dat bedrag ziet u dan ook op de loonstrook staan.

Voorwaarde is dan natuurlijk wel dat u voor alle werknemers consciëntieus het verzuim bijhoudt. Dat kan een hele klus zijn, zeker als u veel werknemers hebt.

Praktische regeling
Daarom heeft de Wetgever een alternatief bedacht dat u als werkgever mág hanteren: de Praktische regeling. Dit noemt de fiscus zo omdat het de werkgever een hoop werk scheelt als hij niet iedere periode moet bijhouden hoeveel dagen er verzuimd is.

De fiscus gaat bij de praktische regeling (bij voltijders) uit van 46 verzuimdagen per jaar. Dan wordt de berekening als volgt: de door de Belastingdienst vastgestelde 260 werkdagen per jaar minus 46 = 214 werkdagen waarop netto reiskosten mogen worden verloond.

Voorbeelden praktische regeling:
1) Stel, de afstand woon-werk van werknemer bedraagt 20 kilometer. Bij 214 werkdagen per jaar zijn dat 17,8333 werkdagen per maand. 17,8333 x/x 40 x 0,21 = € 149,80 per maand. Dit bedrag ziet u staan bij 'Vast bedrag via 'Praktische regeling', 'Per periode':

Afbeelding: Nieuwe werknemer, Reiskosten (Praktische regeling)

Stel, de werknemer werkt 40% van het voltijd aantal loondagen, de afstand woon-werk van werknemer bedraagt 15 kilometer. 40% van 214 werkdagen = 85,6 werkdagen per jaar. Per maand zijn dat er 7,1333. Deze 7,1333 x/x 30 x/x 0,21 = € 44,94 per maand. Dit bedrag ziet u dan ook staan bij de loonberekening. Let op: Het bedrag wordt nog niet getoond in dit scherm bij 'Vast bedrag via 'Praktische regeling', 'Per periode'.

Voorwaarden praktische regeling
- De werknemer moet 70% van de (werk)tijd naar een vaste werkplek reizen. Daaronder mag de Praktische regeling niet worden toegepast.
- Als uw werknemer niet altijd naar zijn vaste arbeidsplaats reist, mag u de vaste reiskostenvergoeding ook vaststellen. Daarbij geldt dat de werknemer op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste arbeidsplaats reist.
- U mag de vaste reiskostenvergoeding via deze 'Praktische regeling' ook doorbetalen tijdens kortstondige afwezigheid van maximaal zes aaneensluitende weken.
- Als u aannemelijk kan maken dat er bij u in het bedrijf minder verzuim is dan 46 dagen, dan kan de fiscus toestemming geven het aantal van 214 te verhogen. Tip: neem dan wel eerst even contact op met de inspecteur.
- De maximale reisafstand in deze berekeningswijze (enkele reis): 75 km. Bij grotere reisafstanden moet een zogeheten nacalculatie plaatsvinden.

Thuiswerkdagen bij praktische regeling
Voor wat betreft de praktische regeling is het zo dat, als de werknemer niet altijd naar zijn vaste arbeidsplaats reist, de werkgever de vaste reiskostenvergoeding ook volgens een ruimere methode mag vaststellen. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:
- De werknemer krijgt een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,21 per km.
- Er zijn 214 werkdagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is rekening gehouden met
  incidenteel thuiswerken, ziekte en vakantie en zorgverlof;
- Een werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste arbeids-
  plaats. Hierdoor kan de werknemer tot twee dagen per week thuiswerken met behoud
  van de onbelaste reiskostenvergoeding.

Loon houdt hier automatisch rekening mee.
Reiskosten openbaar vervoer
Als de werknemer per openbaar vervoer naar het werk komt, geeft u dan in dit scherm in:
- Het bedrag van diens OV-abonnement per periode, óf
- De afstand woon-werk per openbaar vervoer, in kilometers, enkele reis. Deze optie zal minder vaak voorkomen. U vergoedt dan € 0,21 per OV-kilometer, en dus níet het bedrag van het OV-abonnement.

Voorbeelden reiskosten openbaar vervoer:
1) U kunt het bedrag aan werkelijk gemaakte reiskosten invullen. Bijvoorbeeld 65, als het OV-abonnement € 65,- van deze werknemer per maand kost:

Afbeelding: Nieuwe wn, Reiskosten, Werkelijke kosten OV

Op de loonstrook ziet u dan staan: 'Reiskosten woon-werk € 65,-.'

2) U vergoedt € 0,21 per OV-kilometer. Stel, u vult '100' in als aantal kilometers. Loon zorgt er dan automatisch voor dat deze werknemer een onbelaste reiskosten-vergoeding krijgt van 100 kilometer x/x € 0,21 per kilometer. Op de loonstrook ziet u dan ook staan: 'Reiskosten € 21,-.'

Onbelaste reisvergoeding lager of hoger dan € 0,21 per km

Lager dan € 0,21 per km
Mocht in uw bedrijf de onbelaste reisvergoeding voor álle werknemers lager zijn dan € 0,21 per kilometer, dan kunt u dat - na deze wizard - aanpassen via het tabblad 2 van de werkgever: 'Premies', 'Wijzig premies'. Wijkt het bedrag voor de onbelaste reisvergoeding per kilometer per werknémer af, dan past u dat - na deze wizard - aan via het tabblad Loon, Uitzonderingen bij de betreffende werknemer.

Hoger dan € 0,21 per km
Als u de reiskosten vergoedt met een bedrag hoger dan € 0,21 per kilometer, dan kunt u - na deze wizard - via het tabblad 'Vervoer' bij de werkgever aangeven hoe u het 'overschot' verloond wilt hebben: via 'Netto toeslag (Werkkostenregeling)', als bruto toeslag, of als netto toeslag gebruteerd.

Vergoeding thuiswerkdagen
Op ditzelfde tabblad kunt u ook aanvinken dat deze werknemer de thuiswerkkosten-vergoeding krijgt. Deze vergoeding is € 2,15 per thuiswerkdag (2023).

Afbeelding: Nieuwe werknemer, Thuiswerkvergoeding

Thuiswerkvergoeding. In het kort

• In 2023 mag er per thuiswerkdag € 2,15 volledig onbelast aan kosten worden vergoed.
• Invullen via werknemer, 'Loon', 'Vervoer en thuiswerk'.
• Let op! Loon gaat bij thuiswerkvergoeding uit van de berekening via de zogeheten Praktische regeling.
• Wilt u geen vergoeding via de Praktische regeling, maar op basis van werkelijke thuiswerk-dagen? Dan werknemer, 'Loon', 'Vervoer en thuiswerk’ leeg laten. Verlonen per periode via Looncomponent 'Nooit belast', Thuiswerkvergoeding. NB Dan moet u in Loon wél het verzuim en verlof bijhouden.

• Meer of minder dan € 2,15 per thuiswerkdag vergoeden?
- Aanpassen voor alle werknemers tegelijk: Werkgever, tab 2 'Premies', 'Wijzig premies'.
- Aanpassen voor één of enkele werknemers: Werknemer, tab 2 'Loon', 'Uitzonderingen', 'Wijzig premies'.
Let op! Loon wikkelt een thuiswerkvergoeding van meer dan € 2,15 per thuiswerkdag af op dezelfde wijze als ingesteld bij de 'Kilometervergoeding boven het wettelijk maximum' (€ 0,21 per km in 2023). Zie Werkgever, tabblad 'Vervoer en thuiswerk'.
Loon wikkelt een thuiswerkvergoeding van minder dan € 2,15 af als een Looncomponent 'Nooit belast'.

Verloning thuiswerkvergoeding, praktische regeling. Voorbeeld 1
Stel, maandlonen, voltijder (= 21,67 loondagen per maand), 3 thuiswerkdagen per week (is 3/5e van de werkweek). Praktische regeling toegepast: vergoeding over maximaal 214 loondagen per jaar. Dan zal de werknemer € 23 thuiswerkvergoeding ontvangen.

De € 23 komt als volgt tot stand:
214 loondagen x € 2,15 = € 460.10
€ 460,10 :/: 12 maanden = € 38,34 per maand
3 thuiswerkdagen van de 5 voltijddagen = 60%
€ 38,34 x 60% = € 23.

Verloning thuiswerkvergoeding, praktische regeling. Voorbeeld 2
Stel, maandlonen, deeltijder met 13 loondagen per maand, 2 thuiswerkdagen per week (is 2/3e van de werkweek). Praktische regeling toegepast: vergoeding over maximaal 214 loondagen per jaar. Dan zal de werknemer € 15,34 thuiswerkvergoeding ontvangen:

De € 15,34 komt als volgt tot stand:
214 loondagen x € 2,15 = € 460,10
€ 460,10 :/: 12 maanden = € 38,34 per maand
2 thuiswerkdagen van de 5 voltijddagen = 40%
€ 35,67 x 40% = € 15,34.  

Wat als u meer of minder dan € 2,15 per thuiswerkdag wilt vergoeden?
Het forfaitaire bedrag voor de thuiswerkvergoeding bedraagt € 2,15 per thuiswerkdag. Maar wat als u meer, of juist minder wilt vergoeden?

Als u voor alle werknemers bij een werkgever het bedrag van € 2,15 thuiswerkvergoeding wilt aanpassen, gaat u dan naar de vaste werkgevergegevens. Tabblad 2 'Premies', 'Wijzig premies'. Daar kunt u het bedrag (onderin) naar de gewenste waarde aanpassen:

Afbeelding: Werkgever, 'Premies', 'Wijzig premies'

Als u voor slechts één of enkele werknemers het bedrag van € 2,15 thuiswerkvergoeding wilt aanpassen, gaat u dan naar de vaste werknemergegevens. Tabblad 2 'Loon', 'Uitzonderingen', 'Wijzig premies'. Daar kunt u het bedrag (onderin) naar de gewenste waarde aanpassen:

Afbeelding: Werknemer, 'Loon', 'Uitzonderingen', 'Wijzig premies'

Let op! Loon wikkelt een thuiswerkvergoeding van meer dan € 2,15 per thuiswerkdag af op dezelfde wijze als ingesteld bij de 'Kilometervergoeding boven het wettelijk maximum' (€ 0,21 per km). Zie 'Werkgever', tabblad 'Vervoer/thuiswerk':

Afbeelding: Werkgever, 'Vervoer/thuiswerk'

Loon wikkelt een thuiswerkvergoeding van minder dan € 2,15 af als een Looncomponent 'Nooit belast'.

Meer info thuiswerkvergoeding
Hier leest u nog meer over de thuiswerkvergoeding: https://www.loon.nl/Handleiding/Thuiswerkvergoeding.pdf