Thuiswerkvergoeding

Vanaf 2022 geldt een nieuwe gerichte vrijstelling voor extra kosten die verbonden zijn aan het thuiswerken. Deze gerichte vrijstelling komt naast de al bestaande gerichte vrijstellingen voor het onbelast vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van, onder andere, noodzakelijke gereedschappen, ICT-middelen en arbovoorzieningen.

De gerichte vrijstelling bedraagt in 2023 € 2,15 per thuisgewerkte dag. Dit bedrag is bedoeld voor de extra kosten voor water- en elektriciteitsgebruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier en is gebaseerd op onderzoek verricht door het Nibud. U kunt de vrijstelling ook toepassen als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.

U mag voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd de vrijstelling voor thuiswerkkosten en de vrijstelling voor reizen naar een vaste plaats van werkzaamheden toepassen. Dit is wel mogelijk als de werknemer op een dag deels thuiswerkt en een zakelijke reis niet zijnde woon-werkverkeer (dienstreis) maakt. Er is in ieder geval sprake van een vaste plaats van werkzaamheden als een werknemer meer dan 40 dagen per kalenderjaar op dezelfde plek werkt.

De tussen u en uw werknemer gemaakte afspraken over het aantal thuiswerkdagen kunnen de basis vormen voor de vaststelling van de door u onbelast te vergoeden kosten voor zowel de reizen voor woon-werkverkeer als het thuiswerken door de werknemer. Een incidentele afwijking hiervan hoeft niet te leiden tot een aanpassing van de vergoeding. Dat volgt uit de 128-dagenregeling. Dit wil zeggen dat in geval uw werknemer 128 dagen thuiswerkt, u uw werknemer een vaste onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten mag geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar thuis werkt.

In de volgende situaties moet u het aantal werkdagen (214) en thuiswerkdagen (128) naar evenredigheid toepassen:
• Uw werknemer werkt op minder dan 5 dagen per week thuis.
• De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar. In de volgende situaties dient u de vergoeding tijdsgelang te herrekenen:
• U start of stopt gedurende het kalenderjaar met de vergoeding.
• De grondslag voor de berekening van de vergoeding wijzigt in het kalenderjaar.

Als de werknemer de beschikking heeft over een OV-chipkaart, OV-abonnement, auto of fiets van de zaak of ander vervoer vanwege de werkgever en hier daadwerkelijk gebruik van maakt voor een reis naar een vaste plaats van werkzaamheden, is samenloop met de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten voor die dagen niet mogelijk.

Voorbeeld 1 Thuiswerkvergoeding via de Praktische regeling
Anton werkt 5 dagen per week. Hij werkt 2 dagen thuis en gaat 3 dagen naar kantoor (enkele reisafstand 20 km.)

Reiskostenvergoeding per maand: 3/5e x 214 dagen = 129 dagen
129 dagen x (40 km. x € 0,21) /12 = € 90,30
Thuiswerkkostenvergoeding per maand: 2/5e x 214 dagen = 85,6 dagen; (85,6 dagen x € 2,15) / 12 = € 15,34.

Voorbeeld 2 Thuiswerkvergoeding via de Praktische regeling
Bouchra werkt 4 dagen per week. Zij werkt 2 dagen thuis en 2 dagen op kantoor (enkele reisafstand 12 km.)

Reiskostenvergoeding per maand: 2/5e x 214 dagen = 85,6 dagen
85,6 dagen x (24 km. x € 0,21) / 12 = € 35,95
Thuiswerkkostenvergoeding per maand: 2/5e x 214 dagen = 85,6 dagen; (85,6 dagen x € 2,15) / 12 = € 15,34.