8: Berekenen vervolg

8.15 Werkkostenregeling. Theorie en praktijk

De Werkkostenregeling (WKR)  is in 2011 ingevoerd als vereenvoudiging van de vóór die tijd geldende regels voor vergoedingen en verstrekkingen. Tot 2011 gold voor elke vergoeding of verstrekking een aparte regel, totaal maar liefst 29 stuks. Tussen 2011 en 2015 mocht de werkgever zelf bepalen of hij de Werkkostenregeling wilde toepassen. Die tijd is voorbij want per 2015 is de Werkkostenregeling verplicht.

In dit hoofdstuk bekijken we eerst de theorie van de
Werkkostenregeling. Daarna zien de lijst met de meest voorkomende vergoedingen en verstrekkingen, en tot slot wordt uitgelegd hoe u de Werkkostenregeling toepast in Loon.

8.15.1 Verschil ter beschikking stellen en verstrekken

Laten we eerst het verschil duidelijk maken tussen ter beschikking stellen en verstrekken.

• Als iets door de werkgever ter beschikking wordt gesteld aan de werknemer dan blijft de
werkgever de eigenaar.

• Als iets door de werkgever wordt verstrekt aan de werknemer dan wordt de werknemer
eigenaar.

8.15.2 Hoofdlijnen Werkkostenregeling

• Als een vergoeding of verstrekking 'onbelast' is voor de werknemer, dan valt die onder de
  Werkkostenregeling.

• Vervolgens wordt die vergoeding of verstrekking óf belast tegen 0% (als deze nog binnen
  de vrije ruimte van 1,2% valt), óf tegen 80% eindheffing (als de vrije ruimte al op is).

• Als de fiscale loonsom in 2017 bijvoorbeeld € 100.000 bedraagt, dan is het onbelaste
  bedrag maximaal € 1.200. Daarboven betaalt de werkgever 80% eindheffing.

• Een alternatief om geen aanspraak te doen op de 1,2% vrijstelling, is de vergoeding of
  verstrekking te belasten via de werknemer. Of te wel: bruteren via de loonstrook.te doen op
  de 1,2% vrijstelling, is de vergoeding of verstrekking te belasten via de werknemer. Of te
  wel: bruteren via de loonstrook.

• Een vergoeding of verstrekking kan ook 'nooit belast' zijn. Dan valt deze geheel buiten de
  Werkkostenregeling, omdat het gaat om een:
1) Gerichte vrijstelling
2) Nihilwaardering
3) Intermediaire kosten, of
4) Omdat het noodzakelijkheidscriterium geldt.

Zulke vergoedingen of verstrekkingen zijn zowel voor de werknemer als voor de werkgever onbelast.
1) Gerichte vrijstellingen
De Werkkostenregeling kent gerichte vrijstellingen voor onder andere de volgende vergoedingen en verstrekkingen. De lijst is dus niet compleet!

  • vervoer en reiskosten, waaronder voor woon-werkverkeer:
    • abonnementen voor reizen met openbaar vervoer
    • kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer (bedrag voor 2017)
    • losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer
  • kosten van tijdelijk verblijf voor de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden
  • cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke, voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk
  • studie- en opleidingskosten
  • maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke
  • verhuiskosten, als de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking
  • korting op producten uit eigen bedrijf tot een bedrag van 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten, maar niet meer dan € 500 per werknemer per kalenderjaar.

2) Nihilwaarderingen
Voor onder andere de volgende soorten loon in natura geldt een nihilwaardering. Ook deze lijst is dus niet compleet!

  • voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon
  • consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
  • ter beschikking gestelde kleding die voldoet aan de voorwaarden
  • de ter beschikking gestelde ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt

3) Intermediaire kosten
De intermediaire kosten vallen buiten de Werkkostenregeling en kunnen onbelast worden vergoed. Dit zijn kosten die een werknemer betaalt, maar die voor rekening van de werkgever moeten komen. Voorbeeld: Uw werknemer geeft een presentatie bij een klant. Hij koopt hiervoor markeerstiften. De markeerstiften neemt hij na zijn presentatie mee naar kantoor. De vergoeding voor de markeerstiften is een vergoeding voor intermediaire kosten.

4) Noodzakelijkheidscriterium
Het noodzakelijkheidscriterium dat per 1 januari 2015 aan de Werkkostenregeling is toegevoegd, legt veel verantwoordelijkheid bij de werkgever.

Het uitgangspunt van het noodzakelijkheidscriterium is dat de werkgever gereedschappen en apparatuur waarvan hij vindt dat de werknemer ze voor het uitoefenen van zijn functie redelijkerwijs nodig heeft, onbelast kan vergoeden of verstrekken. Hij hoeft dan geen rekening te houden met het privévoordeel van de werknemer.

Het is aan de werkgever om te besluiten welke voorzieningen hij noodzakelijk vindt. Er komt geen lijstje met noodzakelijke voorzieningen; de noodzaak hangt immers af van de functie van de werknemer en de omstandigheden.

Er zijn een aantal omstandigheden die een indicatie kunnen zijn dat voorzieningen voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium:

  • De voorziening wordt daadwerkelijk bij het werk gebruikt.
  • De werkgever bepaalt welk gereedschap of apparaat wordt aangeschaft of aan welke voorwaarden het moet voldoen.
  • De werkgever neemt de kosten van de voorziening voor zijn rekening. Dit betekent dat noodzakelijke voorzieningen niet in een cafetariamodel worden uitgeruild.

Dus als de werkgever vindt dat bijvoorbeeld een computer, tablet of telefoon naar zijn redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, dan mag die computer, tablet of telefoon onbelast worden vergoed of verstrekt.


8.15.3 Werkkostenregel in schema

De bovenstaande informatie leidt - in het kort - tot dit schema:

8.15.4 Kosten uit uw financiële administratie

De werkgever vergoedt buiten Loon om hoogstwaarschijnlijk nog een aantal kosten aan de werknemers. Deze vergoedingen worden vanuit de financiële administratie ingevoerd in Loon bij de aangifte loonheffingen in het veldje 'Totaal Werkkostenregeling uit financiële administratie'.

Daar vult u in welk bedrag (inclusief BTW!) er in een periode onder de Werkkostenregeling moet worden geschaard vanuit uw financiële administratie. Immers, een deel van de werkkostenbedragen zal dus buiten het Loon-pakket om gaan, maar ze verschijnen uiteraard wel in uw boekhouding.

Het bedrag dat u invult in het veld 'Totale Werkkostenregeling uit financiële administratie' neemt Loon vanzelf mee in de vergelijking met de vrije ruimte van 1,2%. Geeft u dus uw totale werkkosten op, en niet alleen het deel waarover (eventueel) eindheffing moet worden betaald.

8.15.5 Afrekenen 80% eindheffing Werkkostenregeling

• Als de vrije ruimte op is, moet de werkgever 80% eindheffing over de vergoeding of
  verstrekking betalen.

• Loon rekent af in de laatste aangifte loonheffingen van het jaar. Dat zal bij maandaangiften
  dus december zijn. De eindheffing mag van de Belastingdienst in principe na het
  kalenderjaar worden betaald. Dus ook in januari van het volgende jaar, maar Loon doet dat
  dus niet zo.

• Loon houdt in de peiling in hoeverre de vrije ruimte al is opgebruikt, en toont de actuele
  stand dat in het boekhoudkundige overzicht 'Werkkostenregeling'.

• Kortom, Loon regelt de eindheffing zelf. U hebt hier geen omkijken naar.

8.15.6 Werkkostenregeling. Hoe zit het sinds 2015 nou met de…?

In het zeer kort vindt u onderstaand een alfabetisch lijstje met de meest voorkomende vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Hoe past u die toe sinds 2015?

Auto van de zaak
Nooit onder de WKR. Dus altijd bijtelling via de loonstrook (bij meer dan 500 km privé).

Bedrijfskleding
Vergoedt of verstrekt u de kleding aan uw werknemer? Dan vormt het een brutering op de loonstrook (loon in natura). Dit geldt ook voor een vergoeding voor de reinigingskosten van die kleding. Maar u kunt de vergoeding of vertrekking van de bedrijfskleding ook onderbrengen in de WKR (0% via de vrije ruimte, of 80% eindheffing).

Stelt u kleding ter beschikking aan uw werknemer? Dan is dit een nihilwaardering (dus nooit belast) als het werkkleding is en geheel of gedeeltelijk op de werkplek wordt gedragen. Om als werkkleding te worden aangemerkt, gelden echter wel voorwaarden!

Bedrijfsmaaltijden
Er geldt een gerichte vrijstelling voor maaltijden met een zakelijk karakter: bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke. Die zijn dus 'nooit belast'.

Maaltijden zonder zakelijk karakter doen wel een beroep op de vrije ruimte.

Maaltijden in de bedrijfskantine (met een normbedrag van € 3,30 per maaltijd in 2017) doen eveneens een beroep op de vrije ruimte. Deze maaltijdvergoedingen zullen echter via de financiële administratie lopen, en in die zin dus buiten Loon worden vastgelegd.

In schema ziet een en ander er zo uit:

Bonussen
Het onbelast uitkeren van een bonus door gebruik te maken van de Werkkostenregeling, zal de Belastingdienst niet accepteren. De (strengere) regelgeving zal uitgaan van een verscherpt gebruikelijkheidscriterium. Dit betekent dat de Belastingdienst toetst of de vergoeding niet te ver afwijkt van dat wat bij de werkgever zelf, én in de branche van uw onderneming gebruikelijk is.

Een bonus bruto uitbetalen kan en mag natuurlijk wel altijd. Dan loopt de fiscus immers geen premies en loonheffing mis.

Computer
Geldt het noodzakelijkheidscriterium? Dan nooit belast. Zo niet, dan onder de WKR (0% via de vrije ruimte, of 80% eindheffing). Of bruteren via de loonstrook (loon in natura).

Fiets van de zaak
Geen speciale regeling meer. Fiets van de zaak valt per 2015 onder de WKR, dus 0% als er nog vrije ruimte is, of 80% via de eindheffing . Bruteren (loon in natura) van het aankoop-bedrag mag uiteraard ook.

Er is geen maximumbedrag meer (was € 749,-).

Cafetariaregeling: toeslag 'Uitruil bruto loon'. Bedrag met een minteken ervoor omdat het heffingsloon mag worden verlaagd. Werknemer moet de fiets terugbetalen. Daarom ook negatieve 'Nooit belaste' toeslag voor hetzelfde bedrag.

Alternatief: de werkgever vergoedt € 0,19 netto per kilometer woon-werkverkeer om zo het fietsen te stimuleren.

Internet thuis
Geldt het noodzakelijkheidscriterium? Dan nooit belast. Zo niet, dan onder de WKR (0% via de vrije ruimte, of 80% eindheffing). Of bruteren via de loonstrook (loon in natura).

Kerstpakket
Kerstpakketten vallen per 2015 onder de WKR (0% via de vrije ruimte, of 80% eindheffing). Of bruteren via de loonstrook (loon in natura).

De oude regels (tot € 70 eindheffing van 20%) vervallen dus.

OV-kaart. Zakelijk
Voor zakelijke kilometers geldt een gerichte vrijstelling, dus nooit belast.

OV-kaart. Niet-zakelijk
Niet-zakelijke kilometers zijn belast via de WKR (0% via de vrije ruimte, of 80% eindheffing). Of u bruteert via de loonstrook (loon in natura).

Personeelsfeest
Een personeelsfeest op de eigen werkvloer is een nihilwaardering, dus onbelast. Als het personeelsfeest elders plaatsvindt dan valt deze onder de WKR, dus 0% als er nog vrije ruimte is, of 80% eindheffing.

Ook bij het personeelsfeest geldt dat bruteren via de loonstrook (loon in natura) een alternatief is.

Reiskosten
Gerichte vrijstelling voor zakelijke kilometers tot en met € 0,19. Boven de € 0,19 vallen de zakelijke reiskosten onder de WKR, dus 0% als er nog vrije ruimte is, of 80% eindheffing.

Sinterklaasfeest
Een Sinterklaasfeest op de eigen werkvloer is een nihilwaardering, dus nooit belast. Als het personeelsfeest elders plaatsvindt dan valt deze onder de WKR, dus 0% als er nog vrije ruimte is, of 80% eindheffing.

Ook bij het Sinterklaasfeest geldt dat bruteren via de loonstrook (loon in natura) een alternatief is.

Sinterklaasfeest, cadeautjes kinderen
Zijn de cadeautjes eetbaar, en worden ze 'op de werkplek' geconsumeerd? Dan geldt een nihilwaardering, dus zijn de cadeaus onbelast.

Zijn de cadeautjes eetbaar, maar worden ze niet 'op de werkplek' geconsumeerd? Dan geldt de WKR (0% via de vrije ruimte, of 80% eindheffing). Of bruteren via de loonstrook (loon in natura). Ja, zo ver gaan de regels echt!

Tablet
Geldt het noodzakelijkheidscriterium? Dan onbelast. Zo niet, dan onder de WKR (0% via de vrije ruimte, of 80% eindheffing). Of bruteren via de loonstrook (loon in natura).

Telefoon
Geldt het noodzakelijkheidscriterium? Dan onbelast. Zo niet, dan onder de WKR (0% via de vrije ruimte, of 80% eindheffing). Of bruteren via de loonstrook (loon in natura).

8.15.7 Uitgebreide lijst vergoedingen en verstrekkingen. Alfabetisch

In de onderstaande PDF vindt u de uitgebreide(re) lijst van vergoedingen en verstrekkingen. In alfabetische volgorde: https://www.loon.nl/Handleiding/Lijst_WKR_uitgebreid.pdf


8.15.8 De Werkkostenregeling in Loon. Hoe legt u de basis?

Vergoedingen of verstrekkingen aan werknemers zijn voor Loon 'onbelast' (voor de werknemer), of 'nooit belast' (noch voor de werknemer, noch voor de werkgever). U kunt die vergoeding of verstrekking als zodanig opnemen in Loon. Daarmee legt u de basis voor de juiste afhandeling van de Werkkostenregeling in Loon.

Onbelast voor de werknemer
Als een vergoeding of verstrekking 'onbelast' is voor de werknemer, dan valt die onder de Werkkostenregeling. Vervolgens wordt die vergoeding of verstrekking óf belast tegen 0% (als deze nog binnen de vrije ruimte van 1,2% valt), óf tegen 80% eindheffing (als de vrije ruimte al op is).

Voor alle duidelijkheid: een voor de werknemer onbelaste toeslag is voor de werkgever in principe dus wél belast want zo'n onbelaste vergoeding of verstrekking gaat ten koste van de 1,2% vrije ruimte.

In Loon kiest u dan bij de Toeslagen voor 'Onbelast (belast via WKR)':


Afbeelding: Loon, Voeg toeslag toe, 'Onbelast (belast via WKR)' (voor de werknemer)
Een alternatief voor een onbelaste vergoeding is het bruteren ervan middels een bruto toeslag. Als het gaat om een verstrekking dan kunt u die bruteren middels een toeslag 'loon in natura'. In beide gevallen houdt u de vergoeding of verstrekking helemaal buiten de Werkkostenregeling.

Nooit belast. Noch voor de werknemer, noch voor de werkgever
Een vergoeding of verstrekking kan ook 'nooit belast' zijn. Dan valt deze geheel buiten de Werkkostenregeling, omdat het gaat om een gerichte vrijstelling, een nihilwaardering, om intermediaire kosten, of omdat het noodzakelijkheidscriterium geldt.

Zo'n vergoeding of verstrekking is zowel voor de werknemer als voor de werkgever onbelast.

In Loon kiest u dan bij de Toeslagen voor 'Nooit belast (o.a. gerichte vrijstellingen)' en dan (in ons voorbeeld) 'Standaard':

Loon salarissoftware Afbeelding: Loon, Voeg toeslag toe, 'Nooit
belast' (voor de werknemer én de werkgever)
Afbeelding: Loon, Voeg toeslag toe, 'Nooit belast' (voor de werknemer én de werkgever)

8.15.9 Werkkostenregeling in Loon. Verwijzing naar uitgebreide uitleg

Hoe past u de Werkkostenregeling verder precies toe in Loon? En wat zijn de 'gevolgen' ervan?

Dat, en meer, leest u in deze uitgebreide(re) uitleg over de praktische toepassing van de Werkkostenregeling in Loon: https://www.loon.nl/Handleiding/WKR_in_Loon.pdf


8.15.10 Nog vragen over de Werkkostenregeling?

De Werkkostenregeling is nieuw en voor veel ondernemers nog onbekend terrein. Ons advies luidt dan ook: raadpleeg tijdig uw accountant als u er niet zelf uitkomt.

Op de website van de Belastingdienst vindt u ook uitgebreide informatie over de Werkkostenregeling:  http://www.belastingdienst.nl/wkr