6: Werkgevers

6.4 (Bestel)Auto van de zaak

Vanuit het scherm 'Werkgevers', tabblad 'Vervoer' legt u de auto's van de werkgever vast. U kunt daar alle auto's vastleggen. Dus de wagens die niet meer dan 500 km privé worden gebruikt, maar uiteraard ook de auto's die wél meer dan 500 km privé worden gebruikt: een auto van de zaak, dus. Naar die laatste categorie kijken we in deze uitleg.

Het scherm 'Werkgevers', tabblad 'Vervoer' ziet er zo uit:

Afbeelding: Werkgeversgegevens, Vervoer

Auto van de zaak in de loonstrook

Reeds sinds 2006 maakt een auto van de zaak onderdeel uit van de loonstrook. Voor de auto('s) van de zaak legt u vast welke werknemers de auto van de zaak privé gebruiken, de mogelijke eigen bijdrage van een werknemer et cetera.

Als het om een auto van de zaak gaat wordt die informatie automatisch verwerkt in de loon-berekeningen. Bij de werkNemer kunt u op het tabblad Loon, Vervoer zien welke auto('s) van de zaak hij heeft, de cataloguswaarde en de eventuele eigen bijdrage. Want, zoals gezegd, alle gegevens rond de auto van de zaak legt u in dit werkgeversscherm vast.

Uniformering loonbegrip è auto van de zaak volledig belast
Per 1 januari 2013 vond er een flinke wijziging plaats in 'lonenland': de uniformering van het loonbegrip. Eén van de gevolgen hiervan is dat de bijtelling voor een auto van de zaak vanaf 2013 volledig wordt belast. Tot en met het jaar 2013 was die bijtelling alleen belast voor de premie Zorgverzekeringswet en de loonheffing.

Volgorde van werken
De handigste volgorde van werken bij een auto van de zaak in Loon is als volgt:

1) Auto van de zaak vastleggen via 'Werkgever', 'Vervoer', 'Voeg toe'
2)  Gegevens van de auto vastleggen in dit scherm:

Afbeelding: Werkgevergegevens, Vervoer, Gegevens auto

NB De bijtelling is van toepassing 60 maanden vanaf de datum eerste tenaamstelling.


3)   'OK'
4)   U belandt weer in het scherm 'Vervoer'.

'Koppelen' van een auto van de zaak aan de werknemer(s)
5) Via '(Privé-)gebruik' gaat u de gegevens van de (eerste) werknemer vastleggen die privé
      gebruik maakt van die auto.
6)   U legt daarbij ook de eventuele eigen bijdrage vast:

Loon salarissoftware Afbeelding: Werkgevergegevens, Vervoer,
Afbeelding: Werkgevergegevens, Vervoer, '(Privé-)gebruik'

Geen bijtelling? Meld de reden!
Het kan zijn dat een werknemer in een leaseauto (auto van de zaak) rondrijdt, maar er toch geen sprake is van privégebruik. In dat geval vinkt u de optie 'Privégebruik' weg. Er verschijnt dan vanzelf een nieuw uitklapschermpje 'Code geen reden bijtelling'. Maak

daarin uw keuze. Dit is van belang voor o.a. de fiscus. De door u gekozen reden

wordt automatisch meegenomen in de aangifte loonheffingen.

7)   'OK'
8)   U belandt weer in het scherm ' Vervoer'
9)   Check daar via de optie 'Overzicht' of e.e.a. juist is ingevoerd
10) Draai ter check een loon voor een werknemer en controleer of Loon de juiste getallen
      meldt over de auto van de zaak. Sla het loon niet op
11) Zijn de getallen juist? Dan bent u klaar met het invoeren van deze auto van de zaak.
12) Zijn de getallen onjuist? Corrigeer dan de gegevens en draai de proef-loonstrook
      opnieuw.

Percentage 100%
U kunt het percentage aangeven waarvoor deze auto van de zaak door de gekozen werknemer privé wordt gebruikt. Als deze werknemer de enige is die in deze auto van de zaak meer dan 500 km privé rijdt, dan is het percentage 100%.

Voorbeeld auto van de zaak voor 1 werknemer (100%)
De cataloguswaarde van de auto is € 30.000,-. Bijtelling 22% over € 30.000 = € 6.600,- per jaar. Delen door 12* = € 550,- bijtelling per maand. Dit betekent een hoger Heffingsloon, een hogere loonheffing en daarom een lager netto loon. (* Bij vierwekenlonen deelt Loon door 13. Bij weeklonen door 52.)

Als u de cataloguswaarde hebt ingegeven, en hebt aangegeven dat alleen deze ene werknemer de auto van de zaak gebruikt, zorgt Loon ervoor dat de bijtelling in de loonstrook verschijnt. Vanzelfsprekend wordt dezelfde bijtelling onderaan de loonberekening ook weer ingehouden.  

Percentage < 100%
Het percentage kan ook minder dan 100% zijn als deze auto van de zaak door meerdere werknemers privé wordt gedeeld.

Voorbeeld auto van de zaak voor 2 werknemers (< 100%)
De cataloguswaarde van de auto is € 30.000,-. Bijtelling 22% over € 30.000 = € 6.600,- per jaar. Delen door 12* = € 550,- bijtelling per maand totaal. Stel dat de auto voor 60% wordt gebruikt door werknemer Jansen, en voor 40% door werknemer Vermeulen. Dan bedraagt de bijtelling voor Jansen € 330,- en voor Vermeulen € 220,-. Vanzelfsprekend wordt dezelfde bijtelling onderaan de loonberekening ook weer ingehouden. (* Bij vierwekenlonen deelt Loon door 13. Bij weeklonen door 52.)

Voorbeeld auto van de zaak op de loonstrook
• De cataloguswaarde van de auto is € 30.000,-.
• Bijtelling 22% over € 30.000,- = € 6.600,- per jaar.
• Eén werknemer (Kuiper) gebruikt deze auto van de zaak > 500 km privé.
• Per jaar € 6.600,- bijtelling
• Per maand = € 550,- bijtelling. (Bij 4-weken deelt Loon door 13. Bij weken door 52.)

• De bijtelling verschijnt 'boven in' de loonberekening
• De bijtelling wordt vanzelfsprekend 'onder in' de loonberekening ook ingehouden.

De loonstrook ziet er dan zo uit:


Afbeelding: Loonberekening, Auto van de zaak (22%)

• De bijtelling betekent een hoger Heffingsloon (€ 3.550 in plaats van € 3.000), dus een hogere   loonheffing en daarom een lager netto loon. U kunt dit zien op het tabblad 'Grondslagen' bij de loonberekening:

Afbeelding: Loonberekening, Grondslagen, Auto van de zaak (22%)

Voor de  werkgever (tabblad 'Kosten werkgever') zijn er in de verloning ook gevolgen voor een auto van de zaak. Omdat het heffingsloon stijgt, zullen tevens de premiebedragen stijgen.

Voorbeeld eigen bijdrage
U kunt – via de optie '(Privé-)gebruik' - ook de eventuele eigen bijdrage ingeven van de gekozen werknemer. Daarmee daalt uiteraard de bijtelling met het door u ingevulde bedrag:


Afbeelding: Auto van de zaak, Eigen bijdrage

Cataloguswaarde is € 20.000,-. Daarover 22% = € 4.400,-. Per maand betekent dat een bijtelling van € 366,67. De werknemer betaalt een eigen bijdrage van € 100,-.

Het Loon-pakket rekent e.e.a. automatisch voor u uit. In de loonberekening ziet u op het tabblad 'Loon' de bijtelling privé-gebruik auto van - per saldo - € 266,67 terug.

Vanzelfsprekend wordt ook nu dezelfde bijtelling onderaan de loonberekening weer ingehouden. Verder wordt de € 100 Eigen bijdrage privé-gebruik auto van het nettoloon afgetrokken:

Afbeelding: Loonberekening, Auto van de zaak (22%), en € 100 eigen bijdrage (uitsnede)

Op het tabblad 'Kosten werkgever' vormt de Eigen bijdrage privé-gebruik auto een aftrekpost van € 100. Op het tabblad 'Grondslag' wordt de privé-gebruik auto logischerwijze als bijtelling getoond (€ 366,67 in dit voorbeeld) en de Eigen bijdrage als aftrekpost (€ 100,- in dit voorbeeld).

Let op: De eigen bijdrage voor de auto is altijd hetzelfde, ongeacht het percentage privé-gebruik.

Info tabblad 'Vervoer' bij werknemer

Bij de werkNemer kunt u op het tabblad 'Loon', 'Vervoer' ter informatie zien welke auto('s) van de zaak hij heeft, de cataloguswaarde en de eventuele eigen bijdrage:

Loon salarissoftware Afbeelding:
Werknemer, Vervoer, beknopte info Auto van de zaak
Afbeelding: Werknemer, Vervoer, beknopte info Auto van de zaak

U kunt in dit scherm het 'Privé-gebruik'  aanpassen. Haal het vinkje in het betreffende veldje weg en u kunt bij 'Reden geen bijtelling' uw keuze maken. Zoals we eerder zagen, kunt u dit ook instellen bij de werkgever via het tabblad 'Vervoer', '(Privé)gebruik'.

Verklaring geen privé-gebruik auto

Als een werknemer minder dan 500 kilometer per jaar privé met de auto van de zaak rijdt. dan kan hij het formulier 'Verklaring geen privé-gebruik auto' bij de Belastingdienst aanvragen:

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/themaoverstijgend/programmas_en_formulieren/verklaring_geen_privegebruik_auto_aanvragen

Dan vindt er geen bijtelling op het loon plaats. Onder een auto wordt in dit geval ook een bestelauto verstaan.

Zoals gezegd: via de werknemer kunt u op het tabblad 'Loon', 'Vervoer', en dan wegvinken 'Privégebruik' de 'Reden geen bijtelling' aangeven. De fiscus wil dat namelijk weten, via de aangifte loonheffingen.

Bestelauto van de zaak via eindheffing

Het kan zijn dat twee of meer werknemers een bestelauto door de aard van het werk doorlopend afwisselend gebruiken. Dan kan het moeilijk zijn om de regeling voor privégebruik individueel toe te passen.

Er is ook geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik als werknemer A een bestelauto de ene week gebruikt, werknemer B de volgende week, enzovoort.

Als het moeilijk voor u is om de regeling voor privégebruik individueel toe te passen, dan moet u eindheffing toepassen op het voordeel van het privégebruik. Deze eindheffing is op jaarbasis een vast bedrag van € 300,- per bestelauto.

Bij een aangiftetijdvak van een maand geeft Loon dan € 25 per bestelauto per maand aan. Het bedrag van de eindheffing gaat mee in de Aangifte loonheffingen in de rubriek 'Eind-heffing doorlopend afwisselend gebruik bestelauto'.

In deze situatie hoeft uw werknemer geen rittenregistratie bij te houden. U past de eindheffing voor de bestelauto in Loon zo toe:

1)  'Werkgever'
2)  Tabblad 'Vervoer'
3)  'Voeg toe', voer de gegevens van bestelauto in
4)  Kies bij 'Bijtellingscategorie' de optie 'Via eindheffing':

5) 'OK'
6)  Klik nu op de knop '(Privé)gebruik'
7)  'Voeg toe'. Koppel de eerste werknemer aan de bestelauto.
 8)  Koppel daarna één voor één ('Voeg toe') de overige werknemers die in de bestelauto
     rijden.
9)  Bij de loonberekening staat op tabblad 'Kosten werkgever' nu de eindheffing vermeld.
10) Het eindheffingsbedrag hangt uiteraard af van het aantal werknemers dat in de bestel
      auto rijdt, en of u per maand of vierweken verloont. Totaal per jaar altijd € 300,-. Als dat
      bedrag verdeeld moet worden over bijvoorbeeld 5 werknemers, dan is de eindheffing per
      werknemer, per jaar € 60,-.

Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik voor bestelauto's

Sinds 2012 is voor bestelauto's de 'verklaring uitsluitend zakelijk gebruik' ingevoerd. Een werknemer of een ondernemer kan verklaren dat hij met de bestelauto van de zaak geen enkele kilometer privé rijdt en zo de bijtelling voor privégebruik vermijden zonder een rittenadministratie te moeten bijhouden.

De verklaring is een aanvulling op de diverse bestaande mogelijkheden om de bijtelling voor privégebruik bij bestelauto's te vermijden. De Belastingdienst gaat de naleving van de verklaring – net als bij de verklaring geen privégebruik voor personenauto's – controleren met behulp van ambulant toezicht.

6.4.1 Wat na 'termijn 60 maanden', in Loon?

Wat moet u in Loon doen als een auto van de zaak de 60 maanden na eerste tenaamstelling heeft bereikt? Want dan is de kans groot dat er een nieuw bijtellingspercentage gaat gelden.

Voorbeeld
De bijtelling voor de 'Volkswagen Passat' op naam in 2014 verloopt op 18-03-2019.

Doet u dan a.u.b. in Loon het volgende op het tabblad 'Vervoer' bij de werkgever:

- Beëindig alle privé gebruik uiterlijk per 31-03-2019 bij de optie 'Privé-gebruik'.

- Sla de gegevens op.

- Voer de data van de auto geheel opnieuw in. Via 'Voeg toe', 'Gegevens auto'.

- Voer daarbij de nieuwe 'Bijtellingscategorie' in.

- De 'Huidig % bijtelling t/m' wordt 31-03-2024, vanwege de bijtellingsperiode van 60 maanden.
- Sla deze gegevens eveneens op.

- Vul nu het gewenste privégebruik ervan in, via de optie 'Privé-gebruik', vanaf 01-04-2019.

- Sla ook deze gegevens op.

U hebt nu de betreffende auto van de zaak (met het nieuwe bijtellingspercentage) en het privé-gebruik ervan correct ingevuld voor de 'nieuwe periode'.

Een nadere uitwerking van dit voorbeeld, vindt u hier: https://www.loon.nl/Handleiding/Auto_zaak_60_mnd_voorbij.pdf

6.4.2

Meer info bijtelling auto van de zaak

In de praktijk zijn er een hele reeks aan mogelijke bijtellingspercentages:

Wilt u meer lezen over hoe het nu in elkaar steekt met de diverse bijtellingspercentages, leest u dan deze uitleg: https://www.loon.nl/Handleiding/Bijtellingspercentages_auto_vanaf_2011.pdf


6.5 Extra gegevens

U kunt in Loon zelf extra datavelden maken en een standaardwaarde meegeven. U bent volledig vrij in uw keuze van de extra gegevens.

Werkgever
U legt de basis voor de extra gegevens bij de werkgever:

Afbeelding: Werkgever, Extra gegevens

De datavelden en standaardwaarden die u hier bij de werkgever aanmaakt, ziet u terug bij de werknemers op het tabblad 'Extra gegevens'. Maar die kunt u daar overschrijven als u dat wilt.

Voorbeelden extra velden:
- Bij grote bedrijven: gebouwen waarin werknemers zich bevinden
- Vakbondslidmaatschap ja of nee
- Uitzonderingen in de premies ja of nee
- Sinds wanneer uitzonderingen in de premies. Enzovoort. Wat u maar wilt!

Crux: extra gegevens in eigen werknemerslijsten
De crux van de extra gegevens is dat u ze kunt opnemen in uw eigen werknemerslijsten. Vanuit die werknemerslijsten kunt u de data printen, en als pdf of tekstbestand opslaan. Maar u kunt uw extra gegevens ook exporteren als CSV-bestand (Excel).

Zie hoofdstuk 10.8 voor meer informatie over eigen werknemerslijsten.


Afbeelding: Eigen werknemerslijsten, Extra gegevens

Stappenplan
Hoe voert u de extra gegevens en standaardwaarden in?
1) Ga naar de werkgever en kies voor het tabblad 'Extra gegevens'.
2) Klik op 'Voeg toe'.
3) Klik op <Naam> en pas die aan naar uw eigen wens.
4) Klik op 'Soort' en maak uw keuze via het naar beneden wijzende pijltje. Gaat het om een 
    tekstveld kies dan voor 'Tekst'. Gaat het om een datum kies dan voor 'Datum'. Et cetera.
5) Vul bij 'Standaardwaarde' de standaardwaarde in.
6) Ga naar de werknemer, en kies voor het tabblad 'Extra gegevens'.
7) U ziet daar de namen van de extra gegevens staan en hun standaardwaarden, zoals u die hebt ingevuld bij de werkgever.
8) U kunt een standaardwaarde overschrijven door in het veldje te klikken en de afwijkende waarde van de werknemer in te geven.
9) De extra gegevens kunt u nu opnemen in uw eigen werknemerslijsten. Via Overzichten, Eigen werknemerslijsten, Voeg toe.


Werknemer


Afbeelding: Werknemer, Extra gegevens


U ziet bij de werknemers de namen van de extra gegevens staan en hun standaardwaarden, zoals u die hebt ingevuld bij de werkgever. U kunt een standaardwaarde overschrijven door in het veldje te klikken en de afwijkende waarde van de werknemer in te geven. In het bovenstaande voorbeeld wordt de startdatum van de uitzondering in de premies gewijzigd.