4: De Werknemers-wizard

4.5 Toeslagen en inhoudingen

In dit scherm kunt u structurele toeslagen bij deze werknemer invoeren. Het 'Toeslagen en inhoudingen-scherm' ziet er als volgt uit:

Loon salarissoftware Afbeelding:
Nieuwe werknemer, Toeslagen

Afbeelding: Nieuwe werknemer, Toeslagen

Klik op 'Voeg toe' om uw keuze te maken. Een structurele toeslag is bijv. een (bruto) prestatietoeslag. Een vaste inhouding is bijv. een pensioenpremie.


Na 'Voeg toe' verschijnt het volgende scherm:

Loon salarissoftware Afbeelding:
Voeg toeslag toe
Afbeelding: Voeg toeslag toe

Naast het eigenlijke (bruto) loon kunnen er aparte toeslagen en inhoudingen in de loonberekening voorkomen. Toeslagen en inhoudingen zijn hier vaste mutaties, die dus elke loonperiode in de berekeningen worden meegenomen. U kunt een aantal toeslagen en inhoudingen opgeven; als bedrag of als percentage. Bij 'Omschrijving' kunt u desgewenst uw eigen omschrijving aan de toeslag of inhouding geven.

De meest voorkomende toeslagen zijn 'Bruto', 'Onbelast (belast via WKR)' en 'Reiskosten'. Met 'Bruto' zal de fiscus nooit moeite hebben. De loonheffing en de werknemerspremies worden immers betaald. Bij 'Netto' is dat niet het geval, en netto toeslagen kunt u dan ook niet onbeperkt toewijzen. Raadpleeg bij twijfel de fiscus of hun werkgevershandleiding 'Handboek loonheffingen'.

Voor deze Loon-handleiding kiezen we de bruto 'Prestatietoeslag' (4.5.1), de inhoudingen 'Kosten werkgever' en 'Inhoudingen voor alle heffingen' (4.5.2), en tot slot de iets complexere toeslag 'Reiskosten' (4.5.3).

4.5.1 Prestatietoeslag

Het invoeren van een vaste toeslag is snel gebeurd. Als voorbeeld kiezen we dus een bruto prestatietoeslag.

U kiest voor de Toeslag 'Bruto', en als 'Type' kiest u 'Prestatietoeslag'. Uiteraard vult u ook de 'Waarde' in. Stel, 250.

Loon salarissoftware Afbeelding:
Voeg toeslag toe, Bruto

Afbeelding: Voeg toeslag toe, Bruto

Op de loonstrook zult u 'Vaste Prestatietoeslag' zien staan, met een bedrag van € 250,-. Deze vaste prestatietoeslag staat op de loonstrook direct vermeld onder het brutoloon. Het betreft immers een bruto toeslag, waarover dus zowel de werknemerspremies als de loonheffing moeten worden betaald.

4.5.2 Inhoudingen voor alle heffingen, Kosten werkgever

Kosten werkgever
Bij de inhoudingen kiezen we dus eerst voor 'Kosten werkgever'. Na uw klik op het tabblad 'Inhoudingen' en 'Voeg toe', verschijnt dit scherm:

Loon salarissoftware Afbeelding: Voeg Inhouding toe, Kosten werkgever,
Pensioen

Afbeelding: Voeg Inhouding toe, Kosten werkgever, Pensioen

In 'Kosten werkgever' kunt u de bijdrage van de werkgever aangeven in bijv. de pensioen-premie. Let op: Het gaat hier om regelingen bovenop de eventuele cao-regelingen. Die (bindende) cao-regelingen zijn immers al standaard opgenomen in Loon.

De 'Kosten werkgever' zijn vanzelfsprekend een optelpost voor de loonkosten. Stel, het brutoloon van een werknemer bedraagt € 2.000,-, en de bijdrage van de werkgever in de pensioenpremie € 100,- per periode. Dan wordt voor de loonkosten werkgever die € 100,- rechtstreeks bij het brutoloon opgeteld.

Het aandeel van de werkgever in bijv. de pensioenpremie wordt echter niet rechtstreeks uitbetaald aan de werknemer maar op een andere wijze ten bate van de werknemer gebruikt, in dit geval via een pensioenfonds. De inhouding 'Kosten werkgever' verschijnt dan ook niet op de loonberekening van de werknemer. Natuurlijk verschijnt de inhouding 'Kosten werkgever' wel bij de berekening van de loonkosten.

Loon toont bij 'Type' naast 'Standaard' enkele vaak voorkomende types 'Kosten werkgever'.

Die kunt u selecteren. In ons voorbeeld hebben we als type 'Pensioen werkgever' geselecteerd.

Inhoudingen voor alle heffingen (aandeel werknemer)
De werknémer kan natuurlijk ook zijn aandeel leveren aan de pensioenpremie. Kies daartoe voor 'Inhoudingen voor alle heffingen'. Dat is een wat cryptische omschrijving, maar het aandeel dat de werknemer zelf levert, gaat inderdaad af van het brutoloon vóórdat de premies en de loonheffing daarover worden berekend.

Loon salarissoftware Afbeelding: Voeg Inhouding toe, Inh. voor alle heffingen,
Pensioen

Afbeelding: Voeg Inhouding toe, Inh. voor alle heffingen, Pensioen

Premies Prepensioen en VUT niet meer aftrekbaar
De premie VUT werknemer en premie PrePensioen werknemer die voor de werknemer zelf bedoeld zijn, vormen sinds 2006 geen aftrekposten meer. Die worden dus vanaf 2006 volledig belast. De meeste cao's hebben de premie VUT en premie PrePensioen dan ook geschrapt. Het niet meer aftrekbaar maken van de genoemde premies is bedoeld om het langer doorwerken te stimuleren.

Inhoudingen (aftrekposten) op het netto loon
Aftrekposten van het netto loon voert u als een negatieve toeslag in (bij 'Toeslagen' dus). Bijvoorbeeld de bijdrage aan de Personeelsvereniging, of een eigen bijdrage door de werknemer aan de telefoonkosten of de auto. Dit soort aftrekposten voert u per se niet hier in via de optie Inhoudingen.

Die betreffen namelijk - zoals gezegd - heel andere zaken, zoals extra afspraken over Pensioen. Als u klikt op 'Onbelaste inhouding' krijgt u daarover dan ook deze waarschuwing en verwijzing:

Loon salarissoftware Afbeelding: Onbelaste inhouding via 'Toeslag
met een negatief bedrag'
Afbeelding: Onbelaste inhouding via 'Toeslag met een negatief bedrag'

4.5.3 Reiskosten

Voor de 'Reiskosten' gaat u nu een scherm 'Verder'. De reisgegevens vult u dus in bij de vaste data van de werknemer. Het betreffen immers diens vaste 'reispersonalia'. Voor deze netto toeslag zijn de mogelijkheden - door de wetgeving hierover - vrij uitgebreid. Vandaar dat we dit hoofdstuk in drieën delen:

4.5.3.1 Reiskosten eigen vervoer
4.5.3.2 Reiskosten openbaar vervoer
4.5.3.3 Onbelaste reisvergoeding lager of hoger dan € 0,19 per km

Het gaat in dit scherm dus om de vaste reiskosten. De niet vaste reiskosten kunt u invullen bij 'Loonberekening', tabblad 3, 'Toeslagen' (na deze wizard).

4.5.3.1 Reiskosten eigen vervoer

We beginnen met Reiskosten eigen vervoer. Als de werknemer met de eigen auto, eigen fiets of lopend naar het werk komt (eigen vervoer dus), hebt u de keuze tussen:
- de wettelijke regeling, en
- de praktische regeling.

Loon salarissoftware Afbeelding: Nieuwe werknemer, Reiskosten
Afbeelding: Nieuwe werknemer, Reiskosten


Wettelijke regeling
Bij de wettelijke regeling geeft u in dit scherm in:
1) De afstand woon-werk, in kilometers, enkele reis,
2) Het aantal dagen per week dat de werknemer thuis werkt (als dat speelt, uiteraard), én
3) U stipt de optie 'Per gereisde kilometer' aan.

Voorbeelden wettelijke regeling:
1) Stel, u vult 10 kilometer in,en geen thuiswerkdagen. Het betreft een voltijd-werknemer (21,67 loondagen per maand). Loon zorgt er dan automatisch voor dat deze werknemer een onbelaste reiskosten-vergoeding krijgt van: 2 x 10 = 20 kilometer per dag x /x € 0,19 = € 3,80 per dag. Dit natuurlijk x/x 21,67 = € 82,35 onbelaste reiskosten per maand. Op de loonstrook ziet u dan ook staan: 'Reiskosten woon-werk (2 x 10 km per dag) € 82,35.'

Let op: Er zit hier een addertje onder het gras. U mag van de fiscus namelijk alleen een volledige periode aan reiskosten vergoeden als de werknemer in die periode geen vakantie of ander verzuim heeft gehad. Als er wel sprake was van verzuim in een periode dan kunt u dat via Loon aangeven (zie hoofdstuk 7.4.1), en gaat de berekening van de reiskosten vanzelf goed. Het volgende voorbeeld laat dat zien:

2) Een werknemer heeft deze maand 5 verzuimdagen, afstand woon-werk 20 kilometer. Dan rekent Loon zelf uit: 21,67 -/- 5 dagen = 16,67 echte werkdagen. 16,67 x/x 40 x/x € 0,19 =  € 126,69. Dat bedrag ziet u dan ook op de loonstrook staan.

Voorwaarde is dan natuurlijk wel dat u voor alle werknemers consciëntieus het verzuim bijhoudt. Dat kan een hele klus zijn, zeker als u veel werknemers hebt.

Praktische regeling
Daarom heeft de Wetgever een alternatief bedacht dat u als werkgever mág hanteren: de Praktische regeling. Dit noemt de fiscus zo omdat het de werkgever een hoop werk scheelt als hij niet iedere periode moet bijhouden hoeveel dagen er verzuimd is.

De fiscus gaat bij de praktische regeling (bij voltijders) uit van 46 verzuimdagen per jaar. Dan wordt de berekening als volgt: de door de Belastingdienst vastgestelde 260 werkdagen per jaar minus 46 = 214 werkdagen waarop netto reiskosten mogen worden verloond.

Voorbeelden praktische regeling:
1) Stel, de afstand woon-werk van werknemer bedraagt 20 kilometer. Bij 214 werkdagen per jaar zijn dat 17,8333 werkdagen per maand. 17,8333 x/x 40 x 0,19 = € 135,53 per maand. Dit bedrag ziet u staan bij 'Vast bedrag via 'Praktische regeling', 'Per periode':

Loon salarissoftware Afbeelding: Nieuwe werknemer, Reiskosten
(Praktische regeling)
Afbeelding: Nieuwe werknemer, Reiskosten (Praktische regeling)

Stel, de werknemer werkt 40% van het voltijd aantal loondagen, de afstand woon-werk van werknemer bedraagt 15 kilometer. 40% van 214 werkdagen = 85,6 werkdagen per jaar. Per maand zijn dat er 7,1333. Deze 7,1333 x/x 30 x/x 0,19 = € 40,66 per maand. Dit bedrag ziet u dan ook staan bij de loonberekening. Let op: Het bedrag wordt nog niet getoond in dit scherm bij 'Vast bedrag via 'Praktische regeling', 'Per periode'.

Voorwaarden praktische regeling
- De werknemer moet 70% van de (werk)tijd naar een vaste werkplek reizen. Daaronder mag de Praktische regeling niet worden toegepast.
- Als uw werknemer niet altijd naar zijn vaste arbeidsplaats reist, mag u de vaste reiskostenvergoeding ook vaststellen. Daarbij geldt dat de werknemer op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste arbeidsplaats reist.
- U mag de vaste reiskostenvergoeding via deze 'Praktische regeling' ook doorbetalen tijdens kortstondige afwezigheid van maximaal zes aaneensluitende weken.
- Als u aannemelijk kan maken dat er bij u in het bedrijf minder verzuim is dan 46 dagen, dan kan de fiscus toestemming geven het aantal van 214 te verhogen. Tip: neem dan wel eerst even contact op met de inspecteur.
- De maximale reisafstand in deze berekeningswijze (enkele reis): 75 km. Bij grotere reisafstanden moet een zogeheten nacalculatie plaatsvinden.

Thuiswerkdagen bij praktische regeling
Voor wat betreft de praktische regeling is het zo dat, als de werknemer niet altijd naar zijn vaste arbeidsplaats reist, de werkgever de vaste reiskostenvergoeding ook volgens een ruimere methode mag vaststellen. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:
- De werknemer krijgt een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per km.
- Er zijn 214 werkdagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is rekening gehouden met
  incidenteel thuiswerken, ziekte en vakantie en zorgverlof;
- Een werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste arbeids-
  plaats. Hierdoor kan de werknemer tot twee dagen per week thuiswerken met behoud
  van de onbelaste reiskostenvergoeding.

Loon houdt hier automatisch rekening mee.

4.5.3.2 Reiskosten openbaar vervoer

Als de werknemer per openbaar vervoer naar het werk komt, geeft u dan in dit scherm in:
- Het bedrag van diens OV-abonnement per periode, óf
- De afstand woon-werk per openbaar vervoer, in kilometers, enkele reis. Deze optie zal minder vaak voorkomen. U vergoedt dan € 0,19 per OV-kilometer, en dus níet het bedrag van het OV-abonnement.

Voorbeelden reiskosten openbaar vervoer:
1) U kunt het bedrag aan werkelijk gemaakte reiskosten invullen. Bijvoorbeeld 65, als het OV-abonnement € 65,- van deze werknemer per maand kost:

Loon salarissoftware Afbeelding: Nieuwe wn, Reiskosten
(Werkelijke kosten OV)
Afbeelding: Nieuwe wn, Reiskosten (Werkelijke kosten OV)

Op de loonstrook ziet u dan staan: 'Reiskosten woon-werk € 65,-.'

2) U vergoedt € 0,19 per OV-kilometer. Stel, u vult '100' in als aantal kilometers. Loon zorgt er dan automatisch voor dat deze werknemer een onbelaste reiskosten-vergoeding krijgt van 100 kilometer x/x € 0,19 per kilometer. Op de loonstrook ziet u dan ook staan: 'Reiskosten € 19,-.'



4.5.3.3 Onbelaste reisvergoeding lager of hoger dan € 0,19 per km

Lager dan € 0,19 per km
Mocht in uw bedrijf de onbelaste reisvergoeding voor álle werknemers lager zijn dan € 0,19 per kilometer, dan kunt u dat - na deze wizard - aanpassen via het tabblad 2 van de werkgever: 'Premies', 'Wijzig premies'. Wijkt het bedrag voor de onbelaste reisvergoeding per kilometer per werknémer af, dan past u dat - na deze wizard - aan via het tabblad Loon, Uitzonderingen bij de betreffende werknemer.

Hoger dan € 0,19 per km
Als u de reiskosten vergoedt met een bedrag hoger dan € 0,19 per kilometer, dan kunt u - na deze wizard - via het tabblad 'Vervoer' bij de werkgever aangeven hoe u het 'overschot' verloond wilt hebben: via 'Netto toeslag (Werkkostenregeling)', als bruto toeslag, of als netto toeslag gebruteerd.