4: De Werknemers-wizard

4.3 Werktijden

Het scherm 'Werktijden' ziet er als volgt uit:

Loon salarissoftware Afbeelding:
Nieuwe werknemer, Werktijden

Afbeelding: Nieuwe werknemer, Werktijden

Hier geeft u aan of deze werknemer full-time werkt, regelmatig part-time, onregelmatig part-time (‘oproepkracht'), of regelmatig part-time werkt, maar zonder vast schema.

Verder kunt u het standaardloon (bruto) en - eventueel - het standaard uurloon invullen. Onderstaand volgt nadere uitleg.

Full-time
Bij 'Full-time' geeft u aan dat deze werknemer voltijd werkt. In dat geval weet Loon automatisch het aantal loondagen en loonuren voor deze werknemer, zowel per week als per maand (of vierweken). Daartoe hanteert Loon namelijk de gegevens zoals die bekend zijn bij diens werkgever. De velden 'Dagen' en 'Uren' worden bij de keuze 'Full-time' dan ook onbenaderbaar.

In 2017 bedraagt het aantal full-time loondagen 21,67 per maand (260 werkdagen gedeeld door 12). U ziet dat getal (21,67) in dit scherm bij 'Dagen' verschijnen als u voor 'Full-time' kiest.

Voor de full-timer vult u het standaard bruto periodeloon u in en - eventueel - het standaard uurloon.

Regelmatig (part-time)
Met de optie 'Regelmatig' geeft u zélf in op welke dagen en hoeveel uren deze werknemer werkt. Loon geeft dan automatisch het aantal loondagen en loonuren per week aan, en vult voor u ook het juiste aantal loondagen en loonuren per periode in.

Vult u bijvoorbeeld voor maandag 8 uur in en voor dinsdag 7 uur, dan geeft Loon bij het kopje 'Per week' als 'dagen' natuurlijk 2 aan en bij 'uren' 15.

Werkt u met maandlonen, dan geeft Loon voor de periode als 'Dagen' 8,67 aan en als 'Uren ' 65. Hier hebt u dus geen omkijken naar:

Loon salarissoftware Afbeelding: Nieuwe werknemer, Werktijden, Regelmatig

Afbeelding: Nieuwe werknemer, Werktijden, Regelmatig

Voor de regelmatige part-timer kunt u uiteraard het standaardloon (bruto) invullen, en eventueel het standaard uurloon.

Sinds Loon 2016 is nieuw dat u twee (of meer) verschillende werkweken kunt ingeven. Voorbeeld: de ene week maandag 5 uur, dinsdag 8 uur. De week erna maandag 7 uur, en woensdag 3 uur, en in de derde week woensdag 8 uur en vrijdag 4.

Het voordeel van deze gespecificeerde opgave is vooral dat verzuim en verlof zo wél kan worden geregistreerd. Loon weet immers precies wanneer en hoeveel uur er gewerkt wordt, en kan dus de juiste link leggen in de Agenda, waar u het verzuim en verlof vastlegt.

Onregelmatig (part-time)

Met 'Onregelmatig' geeft u aan dat deze werknemer onregelmatig part-time werkt. Een oproepkracht, dus. Bij deze onregelmatige part-timers kunt u het aantal loondagen en loonuren voor deze werknemer niet invullen op dit scherm. Loon kan dit ook niet (automatisch) voor u doen. En dat is logisch want een onregelmatige part-timer zal per definitie geen vast aantal loondagen en loonuren kennen.

Voor een dergelijke part-timer vult u bij voor de loonberekening bij '(Serie)verlonen' de loondagen en loonuren na afloop van de loonperiode zélf in bij de betreffende velden.

U kunt bij een onregelmatige part-timer alleen het 'Standaard uurloon' kwijt. En ook dat is logisch, want bij een oproepkracht zal er ook geen sprake zijn van een vast standaard periodeloon.

Bij de onregelmatige parttimer (oproepkracht) kunt u tevens aangeven of hij een zogeheten opkomstverplichting heeft. Deze optie is bedoeld om de juiste code mee te geven bij de aangifte loonheffingen, en heeft te maken met de zogeheten 'gezagsverhouding'. De optie heeft geen enkele invloed op de loonberekeningen.

Regelmatig zonder schema
U kunt de velden loondagen en loonuren per periode eventueel toch zelf invullen, via de optie 'Regelmatig zonder schema'. Wij raden dat echter af!

Het ontbreken van een werkschema met alleen het totaal aantal uren en dagen is namelijk onvoldoende geschikt om het verzuim en verlof correct te registeren en verwerken. Wij adviseren u dan ook te kiezen voor het type 'Regelmatig'. Want in Loon kunt u twee (of meer) verschillende werkweken ingeven.

Voorbeeld: de ene week maandag 5 uur, dinsdag 8 uur. De week erna maandag 7 uur, en woensdag 3 uur, en in de derde week woensdag 8 uur en vrijdag 4. Het voordeel van deze gespecificeerde opgave is vooral dat verzuim en verlof zo wél kan worden geregistreerd.

Loon weet zo immers precies wanneer en hoeveel uur er gewerkt wordt, en kan dus - ook voor de 'Regelmatige zonder schema' - de juiste link leggen in de Agenda, waar u het verzuim en verlof vastlegt.

Hoe ontstaat het getal bij 'Dagen' per periode?
Stel dat een part-timer standaard drie dagen per week werkt en per maand wordt betaald. Dan vult Loon bij 'Dagen' het getal 13 in. De formule daarbij is als volgt: Aantal dagen dat part-timer per week werkt, delen door 5 (= werkdagen per week bij voltijd)  x/x 260 ( = aantal loondagen in het jaar 2017) gedeeld door 12 (= aantal maanden in een jaar).

In ons voorbeeld krijgt u dan 3 :/: 5 = 0,6. Vermenigvuldigd met 260, en gedeeld door 12 =  13. loondagen.

Bij part-timers die standaard twee dagen per week werken, wordt het aantal loondagen dan ook 8,67. Namelijk 2 :/: 5 = 0,4 x 21,67 loondagen.

Bij vierwekenlonen is de berekening natuurlijk veel gemakkelijker. 3 (dagen per week) x 4 (weken per periode) = 12 loondagen per vierweken.

Hoe ontstaat het getal bij 'Uren' per periode?
Als een werknemer bijvoorbeeld standaard 20 uur per week werkt, over (in ons voorbeeld) 3 dagen verspreid en per maand betaald wordt, dan verschijnt het aantal van 86,67 in het veld 'Uren' per periode. Het aantal van 86,67 komt als volgt tot stand: Aantal uren dat part-timer gemiddeld per dag werkt x/x 13,0 ( = aantal loondagen per maand). In ons voorbeeld krijgt u dan 6,666 (20 :/: 3)  x 13 = 86,67 loonuren.

Bij part-timers die bijv. standaard 15 uur per week werken, verspreid over 4 dagen, wordt het aantal loonuren dan ook 65 (17,33 loondagen per maand x/x 3,75 loonuren per dag).

Bij vierwekenlonen is de berekening wederom een stuk gemakkelijker. 20 (uren per week) x 4 (weken per periode) = 80.

Standaardloon
Hier vult u het vaste brutoloon in van deze werknemer per periode. Standaardlonen worden gebruikt als het loon bij de (serie)verloningen. Voor alle werknemers die een vast bruto periodeloon hebben, kunt u hier het standaardloon invullen.

Standaard uurloon
Als er wordt gewerkt met een standaard bruto uurloon, vult u bij 'Standaard uurloon' het bruto uurbedrag van de werknemer in.

Tip: als deze werknemer vaak overwerkt, is het handig het standaard uurloon in te vullen. De basis van de betaling van de overuren vormt namelijk het standaard uurloon. Als een werknemer bijvoorbeeld vijf uren heeft overgewerkt, dan zult u eerst diens uurloon moeten aangeven om Loon exact te laten bepalen wat het overwerkbedrag is.

Bij een onregelmatige part-timer (een oproepkracht, dus) die in principe geen vaste structuur kent in zijn aantal loonuren en loondagen, is het enige 'houvast' meestal diens standaard uurloon. Bij de (serie)verloningen zal Loon dit standaard uurloon laten zien. Samen met de loondagen en loonuren levert dat bij de berekening het correcte loonbedrag op voor de betreffende periode.

Uitrekenen standaard uurloon
Het standaard uurloon dient u zelf uit te rekenen. De makkelijkste methode daarbij is het brutoloon te delen door het standaard aantal uren dat de werknemer werkt. Is diens brutoloon bijvoorbeeld € 1.800,- en werkt hij 173,36 uur per maand (21,67 loondagen per maand, vermenigvuldigd met 8 uur per dag) dan bedraagt het standaard uurloon € 10,38. Het aantal loonuren en het brutoloon vindt u tevens op de loonberekening.

Na 'Verder' komt u in het 4e scherm van de werknemers-wizard.