4: De Werknemers-wizard

Afbeelding: Nieuwe werknemer, Loongegevens

Risicogroep
Bij 'Risicogroep' ziet u de risicogroep staan die u bij de werkgevers-wizard had gekozen. U kunt hier echter die keuze overschrijven via de knop 'Wijzig'.

Het zal niet vaak voorkomen dat een werknemer in een andere risicogroep valt dan de collega's. Maar er is een bekende uitzondering: de risicogroep 'UTA-personeel in het Bouwbedrijf'. Binnen een bouwbedrijf vallen de 'echte' bouwvakkers in de risicogroep '03 Bouwbedrijf', maar het Uitvoerend, Technisch en Administratief (UTA) personeel in de risicogroep 'UTA-personeel in het bouwbedrijf'.

Hetzelfde zien we bij '56 Schildersbedrijf' en '56 UTA-personeel in het schildersbedrijf'. De overige gevallen waar dit voorkomt: '06 Timmerindustrie', '59 Mortelbedrijf', '60 Steenhouwersbedrijf' en '57 Stukadoors'.

Loontype
Bij 'Loontype' ziet u het type dat u reeds had aangegeven bij de werkgever. U kunt dit loontype hier overschrijven, maar dat zal zelden gebeuren.

In dienst halverwege de periode?
Als de werknemer halverwege de loonperiode in dienst komt, past Loon voor die eerste periode het aantal loondagen, loonuren en het bruto- en nettoloon automatisch aan. En ook eventuele vaste toeslagen / inhoudingen ('Looncomponenten'), en de bijtelling auto van de zaak. Zie voor de uitleg van de cijfers de helptekst die verschijnt. En het tabblad 'Meldingen' bij de loonberekening.

Tabel en loonheffingskorting
Bij 'Tabel en loonheffingskorting' staat standaard 'Witte tabellen met loonheffingskorting'. De meeste werknemers vallen onder die tabel. Dat zijn namelijk de tabellen die gelden voor loon uit zogenoemde tegenwoordige dienstbetrekking, rekening houdend met de algemene heffingskorting en de arbeidskorting. Alleen voor de werknemer die reeds bij een andere werkgever de loonheffingskorting ontvangt, valt onder 'Witte tabellen zónder loonheffings-korting'.

Nadere uitleg over de loonheffingskorting vindt u in bijlage A 'Het stelsel van Sociale zekerheid in Nederland'.

Opgebouwde vakantiereservering
De 'Opgebouwde vakantiereservering' is van belang als deze werknemer in het vorig loonjaar reeds vakantiegeld in uw bedrijf had opgebouwd. Vul dan hier het bedrag in. Dit zal het geval zijn als u van een ander salarispakket over bent gestapt naar Loon, of als u voor het eerst zelf gaat verlonen. Dan dient u de 'Opgebouwde vakantiereservering' eenmalig zelf in te vullen. Vanzelfsprekend is dat het bedrag dat is opgebouwd ná de vakantiegeldbetaling in het vorige jaar.

Dus als u in bijv. juni 2022 de vakantiegeldbetaling hebt gedaan, dan vult u in het jaar 2023 bij deze werknemer in dit veld 'Opgebouwde vakantiereservering' 6 x (juli tot en met december 2022) 8% van diens brutoloon in. Als het brutoloon bijv. € 1.800,- per maand bedraagt, dan vult u dus 6 x € 144,- = € 864,- bij deze werknemer in.

Wat natuurlijk ook kan, is de periodieke vakantiereservering van de betreffende loonstroken 2022 simpelweg bij elkaar op te tellen. Of - indien vermeld – het cumulatieve bedrag vakantiereservering van de laatste loonstrook 2022 overnemen. Let daarbij wel op dat het cumulatieve bedrag slaat op de vakantiereservering ná de uitbetaling in (bijv.) juni 2022, en niet op het gehele jaar 2022.

Loongegevens, Grondslag = januari-salaris
In het tabblad 'Loongegevens' staat sinds 2020 niet meer het veldje 'Grondslag'. Dat komt omdat Loon na de januari-verloning al weet wat de grondslag is, en daarmee ook de hoogte van de pensioenpremies kan uitrekenen.

Pensioen-uurloon als grondslag. In het kort
• In veel sectoren is een zogeheten grondslag nodig om de pensioenpremie(s) correct te berekenen.
• Loon heeft alleen een grondslag nodig als dat in een sector van belang is.
• Die grondslag is het pensioenuurloon, dat Loon automatisch voor u bepaalt aan de hand van het januari-loon.
• Als na januari het uurloon wordt verhoogd of verlaagd, blijft het pensioenuurloon van januari de grondslag.
• Loon kijkt automatisch steeds naar het pensioenuurloon van januari voor de grondslag van alle 2023 verloningen. Daar hebt u geen omkijken naar.

• Dat pensioenuurloon van januari geldt voor alle werkschema's: voltijders, deeltijders en oproepkrachten.
• Als een werknemer gedurende het jaar in dienst komt dan kijkt Loon naar de eerste verloningsmaand. De rest van de werkwijze is hetzelfde als bij een januari-loon.

Van belang in deze groepen...
De 'Grondslag' die Loon voor u vaststelt, is alleen van belang bij de volgende risicogroepen:

05 Jachtbouw
07 Meubelindustrie (*)
     Orgelbouw (*)
08 Groothandel in hout, zagerijen, schaverijen
09 Grafische industrie
     Grafische industrie fotografen
10 Metaalindustrie (*)
11 Electrotechnische industrie (*)
12 Metaal en Techniek (*)
14 Zoetwarenindustrie
16 Gemaksvoedingsindustrie
     Pluimveeverwerkende industrie
     Vleesgroothandel
     Vleeswarenindustrie
17 Bakkersdetailhandel
     Optiekbedrijven
     Reisburo's
28 Taxivervoer
     Ambulance vervoer
30 Besloten busvervoer
32 Goederenvervoer (*)
35 Apothekers (*)
      Gehandicaptenzorg (*)
      Gezondheid, geestelijke en maatschappelijke belangen (*)
      Huisartsenzorg (*)
      Jeugdhulpverlening (*)
      Kinderopvang (*)
      Sport recreatie etc. (*)
      Tandheelkunde (*)
      Thuiszorg (*)
      Verpleegtehuizen (*)
      Welzijn (*)
      Ziekenhuizen (*)
41 Groothandel in bouwmaterialen
     Groothandel Technische produkten (*)
     Groothandel Bandenbranche
42 Groothandel Textielgoederen
     Groothandel Levensmiddelen
44 Architecten
45 Woningcorporaties
47 Textielindustrie
48 Betonproduktenindustrie
48 Vlakglasindustrie
50 Groenten- en fruitverwerkingsindustrie
51 Confectie industrie
51 Schoen, leder, lederwarenindustrie
53 Bewakingsondernemingen
54 Bibliotheken
     Media PNO
     Dans
Theater
58 Bitumineuze dakbedekkers

(*) Voor deze groepen heeft Loon soms extra informatie nodig om tot een juiste berekening van de pensioenpremie te komen. Die eventuele extra informatie vult u - ná deze wizard - in bij de vaste werknemersgegevens op tabblad 2, 'Loon' bij de werknemer.

Voorbeeld grondslag pensioen-uurloon januari
De basis voor de berekening van de pensioenpremie(s) is dus het pensioen-uurloon, kijkend naar het januari-loon. Dat schrijven de pensioenverzekeraars bij de diverse sectoren zo voor.

• Sector 35 Zorg en Welzijn
• Bruto maandloon januari 2023:                          :  € 2.000,-
• Eindejaarsreservering 2022 van 5% over bruto maandloon € 2.000: €    100,-
• 8% Vakantiegeld over € 2.100                                                            : €    168,-
• Toeslag 'pensioen'                                                                               : €    150,-
Dit leidt tot een totale pensioengrondslag van                                    :  € 2.418,-

è Deze € 2.418,- in januari delen we door het aantal uren van deze voltijd-werknemer (156) = € 15,50 als dé pensioen-uurloon grondslag voor geheel 2023.

Meer info
https://www.loon.nl/Handleiding/UitlegGrondslagen.pdf

Loongegevens, 'Vorig' fiscaal jaarloon
Ook dit veld behoeft zoveel nadere uitleg en is zo belangrijk dat het een apart hoofdstukje vormt binnen het tabblad 'Loongegevens':

Afbeelding: Nieuwe werknemer, Loongegevens, (Vorig) fiscaal jaarloon

Waarom (Vorig) fiscaal jaarloon?
Het fiscaal jaarloon is nodig voor het correct berekenen van zogeheten incidentele beloningen (bijzondere beloningen). Voor de fiscus zijn incidentele beloningen (bijzondere beloningen) betalingen aan werknemers die buiten de normale salarisbetalingen vallen. Incidentele beloningen zijn bijvoorbeeld eenmalige bonussen, overwerk en het vakantiegeld.

Incidentele beloningen worden afwijkend belast. Als ze simpelweg bij het brutoloon zouden worden opgeteld, zouden ze door het progressieve belastingsysteem dat Nederland kent namelijk te hoog worden belast. Anderzijds geldt bij de incidentele beloningen geen loonheffingskorting.

Bij incidentele beloningen wordt gebruik gemaakt van de zogenoemde Bijzondere tabellen van de Belastingdienst. De tabellen voor de incidentele beloningen gaan uit van het totale fiscale jaarloon.

Waarom de term 'Vorig' (fiscaal jaarloon)?
Laat u niet op het verkeerde been zetten door de term 'Vorig'. De fiscus hanteert die term, en daarom hanteert het Loon-pakket hem ook. Echter, dat 'Vorig' is alleen bruikbaar als het fiscale jaarloon in 2022 niet of nauwelijks afwijkt van het fiscale jaarloon van 2023.

Als in 2022 het fiscale jaarloon wél (flink) afwijkt van het fiscale jaarloon 2023 dan is de term 'Vorig' dus niet van toepassing!

Vorig fiscaal jaarloon (= heffingsloon) bekend en hetzelfde als in 2022?
Bij werknemers die vorig jaar ook al bij u in dienst waren, en van wie het loon in 2023 niet of nauwelijks is gestegen of gedaald, kunt u het vorig fiscaal jaarloon (= heffingsloon!) van de jaaropgave werknemer 2022 aflezen. Immers, het vorig fiscaal jaarloon zal dat nagenoeg gelijk zijn aan het fiscaal jaarloon 2023.

Geen 'Vorig fiscaal jaarloon', onjuist of onbekend?
Er kunnen diverse situaties zijn waarbij er geen 'Vorig fiscaal jaarloon' is, dat deze onjuist is, of onbekend. Dan is de handigste methode het heffingsloon (de 'opvolger' van het fiscale loon sinds 2013) van de werknemer in 2023 te vermenigvuldigen met het aantal periodes in een jaar. Zo komt u te weten wat het 'vorige' fiscale jaarloon van de werknemer bedraagt. De term 'heffingsloon' komt u op iedere loonstrook 2023 tegen.

· Voor maandlonen vermenigvuldigt u het heffingsloon met de factor 12,96 (12 maanden, en
  het vakantiegeld van 8%). Bedraagt dit jaar het heffingsloon per maand van bijvoorbeeld
  een gepromoveerde werknemer € 2.600,-, dan vult u in het veld 'Vorig fiscaal jaarloon'
  € 2.600,- x 12,96 = € 33.696,- in.
· Voor vierwekenlonen vermenigvuldigt u het heffingsloon met 14,04 (13 periodes, en het
  vakantiegeld van 8%).
· Bij weeklonen met 56,16 (52 weken, en het vakantiegeld van 8%).

Let op: In deze wizard kunt u bij een onbekend fiscaal jaarloon, niet direct het '(Vorig) fiscaal jaarloon' op bovenstaande wijze berekenen. U kunt immers op dat moment nog geen loonberekening maken. Laat in dat geval het veld dan ook voorlopig leeg, negeer de melding en vul het '(Vorig) fiscaal jaarloon' later bij de vaste werknemersgegevens alsnog in (tabblad 2, 'Loon').

Verrekening onjuist fiscaal jaarloon bij de IB-aangifte
Met een correct ingevuld (Vorig) fiscaal jaarloon zullen de berekeningen van de incidentele beloningen van de werknemer (ook) dit jaar correct verlopen. Bij een onjuist aangegeven vorig fiscaal jaarloon zal bij de Inkomstenbelasting van de werknemer de situatie altijd worden rechtgetrokken. Hetzij via bijbetalen, hetzij via een zogenoemd T-biljet (Teruggave). De fiscus en de werknemer willen echter dat de voorheffing (= de loonheffing) zoveel mogelijk overeenkomt met de eindheffing. Vandaar dat het correct invullen van het vorig fiscaal jaarloon van belang is.