De eerste per administratie geldende voorkeur en instelling die we behandelen, is het (laten) maken van een automatische backup. Het scherm - 'Administratie-instellingen', 'Algemeen' - ziet er zo uit:
Afbeelding: Administratie-instellingen, Backup
Automatisch laten
afsluiten met een backup
U
kunt Loon automatisch laten afsluiten met een backup. Dat wil zeggen dat Loon
na het afsluiten een kopie maakt van uw gegevensbestanden. Een backup kan heel
handig zijn als er na de backup onverhoopt iets misgaat met uw loongegevens.
Met de backup kunt u dan de versie terugzetten van vóórdat die fout ontstond.
Afsluiten met een automatische backup is dan ook de door ons geadviseerde wijze
van afsluiten.
Welke map voor de backup?
Er zijn in principe drie 'soorten' mappen denkbaar waarin u de backups wilt
laten plaatsen door Loon:
1) U gebruikt Loon alleen.
Dan kunt u de backups Loon 2018 het best in een map (laten) zetten waar alleen
ú toegang tot hebt. Dat is bijvoorbeeld (!) de map 'C:\Documents
and Settings\[inlognaam op uw pc]\My Documents\Loonadministratie 2018\Backup'.
Loon geeft standaard die map aan als u bij de installatie van Loon 2018 hebt
gekozen voor 'alleen ik toegang'.
2) U gebruikt Loon met uw collega('s), op uw p.c. Dan kunt u de backups Loon 2018
het best in een map zetten waar ook uw collega's bij kunnen. Dat is
bijvoorbeeld (!) de map 'C:\Documents and Settings\All Users\Documenten\Loonadministratie\2018\Backup'
Loon geeft standaard die map aan als u bij de installatie van Loon 2018 hebt gekozen voor 'ook de collega's'.
3) U gebruikt Loon met uw collega('s). U werkt dus in een netwerk. In een netwerk wordt Loon geïnstalleerd op meerdere p.c.'s, met een verwijzing naar de data op een centrale plek. Bijvoorbeeld F:\data\Loonadministratie 2018\Backup.
Loon geeft standaard die
map aan als u bij de installatie van Loon 2018 hebt gekozen voor 'netwerk'.
Ook u kunt als Loon-gebruiker in 2018 dan 'meedraaien' in dat netwerk,
inclusief de backups.
Loon afsluiten met een backup
Als u afsluit (via Administratie, Afsluiten), verschijnt het volgende scherm:
Afbeelding: Automatische
backup na afsluiten
U kunt sinds 2013 ook een backup laten sturen naar mijn.loondossier.nl. Zie hoofdstuk 16 voor meer uitleg over mijn.loondossier.nl.
Zelf een backup maken, zonder afsluiten
U
kunt ook zelf een backup maken, zonder dat Loon afsluit. Kies dan vanuit het
hoofdscherm voor 'Administratie', 'Backup', 'Maak backup'. U ziet het volgende
scherm:
Afbeelding: Maak backup
Loon
maakt voor u een backup, en sluit dus niet af. De backup kunt u laten zetten op
de standaardlocatie, of 'Elders' door te klikken op de drie puntjes (...).
De eerste backup heet LB800001.LDA, de volgende heet LB800002.LDA, et cetera.
Backup naar mijn.loondossier.nl
U
kunt met één druk op de knop ook een backup versturen naar mijn.loondossier.nl.
Dat is heel handig want:
- U kunt dan altijd en overal uw actuele Loon-data downloaden en terugplaatsen
op uw pc.
- Ook bijvoorbeeld bij een klant van u, of als u – bij wijze van spreken - in
uw strandstoel zit.
- En als onverhoopt uw pc crasht, hebt u dankzij de actuele backup op
mijn.loondossier.nl nog alle Loon-data.
Het enige wat u voor zo'n veilige backup op het web hoeft te doen, is bij het 'Afsluiten' van Loon ook de optie 'Stuur backup naar mijn.loondossier.nl' aan te vinken.