De eerste per administratie geldende voorkeur en instelling die we behandelen, is het (laten) maken van een automatische back-up. Het scherm - 'Administratie-instellingen', 'Algemeen' - ziet er zo uit:
Afbeelding: Administratie-instellingen, Back-up
Automatisch laten
afsluiten met een back-up
U
kunt Loon automatisch laten afsluiten met een back-up. Dat wil zeggen dat Loon
na het afsluiten een kopie maakt van uw gegevensbestanden. Een back-up kan heel
handig zijn als er na de back-up onverhoopt iets misgaat met uw loongegevens.
Met de back-up kunt u dan de versie terugzetten van vóórdat die fout ontstond.
Afsluiten met een automatische back-up is dan ook de door ons geadviseerde
wijze van afsluiten.
Welke map voor de back-up?
Er zijn in principe drie 'soorten' mappen denkbaar waarin u de back-ups wilt
laten plaatsen door Loon:
1) U gebruikt Loon alleen.
Dan kunt u de back-ups Loon 2019 het best in een map (laten) zetten waar alleen
ú toegang tot hebt. Dat is bijvoorbeeld (!) de map 'C:\Documents
and Settings\[inlognaam op uw pc]\My Documents\Loonadministratie 2019\Backup'.
Loon geeft standaard die map aan als u bij de installatie van Loon 2019 hebt
gekozen voor 'alleen ik toegang'.
2) U gebruikt Loon met uw collega('s), op uw p.c. Dan kunt u de back-ups Loon 2019
het best in een map zetten waar ook uw collega's bij kunnen. Dat is bijvoorbeeld
(!) de map 'C:\Documents and Settings\All Users\Documenten\Loonadministratie\2019\Backup'
Loon geeft standaard die map aan als u bij de installatie van Loon 2019 hebt gekozen voor 'ook de collega's'.
3) U gebruikt Loon met uw collega('s). U werkt dus in een netwerk. In een netwerk wordt Loon geïnstalleerd op meerdere p.c.'s, met een verwijzing naar de data op een centrale plek. Bijvoorbeeld F:\data\Loonadministratie 2019\Backup.
Loon geeft standaard die
map aan als u bij de installatie van Loon 2019 hebt gekozen voor 'netwerk'.
Ook u kunt als Loon-gebruiker in 2019 dan 'meedraaien' in dat netwerk,
inclusief de back-ups.
Loon afsluiten met een back-up
Als u afsluit (via Administratie, Afsluiten), verschijnt het volgende scherm:
Afbeelding: Automatische back-up
na afsluiten
U kunt ook een back-up laten sturen naar mijn.loondossier.nl. Zie hoofdstuk 16 voor meer uitleg over mijn.loondossier.nl.
Zelf een back-up maken, zonder afsluiten
U
kunt ook zelf een back-up maken, zonder dat Loon afsluit. Kies dan vanuit het
hoofdscherm voor 'Administratie', 'Backup', 'Maak backup'. U ziet het volgende
scherm:
Afbeelding: Maak back-up
Loon
maakt voor u een back-up, en sluit dus niet af. De back-up kunt u laten zetten
op de standaardlocatie, of 'Elders' door te klikken op de drie puntjes (...).
De eerste back-up heet LB900001.LDA, de volgende heet LB900002.LDA, et cetera.
Back-up naar mijn.loondossier.nl
U
kunt met één druk op de knop ook een back-up versturen naar mijn.loondossier.nl.
Dat is heel handig want:
- U kunt dan altijd en overal uw actuele Loon-data downloaden en terugplaatsen
op uw pc.
- Ook bijvoorbeeld bij een klant van u, of als u – bij wijze van spreken - in
uw strandstoel zit.
- En als onverhoopt uw pc crasht, hebt u dankzij de actuele back-up op
mijn.loondossier.nl nog alle Loon-data.
Het enige wat u voor zo'n veilige back-up op het web hoeft te doen, is bij het 'Afsluiten' van Loon ook de optie 'Stuur back-up naar mijn.loondossier.nl' aan te vinken.