10: Overzichten

De Wet Arbeidsmarkt in balans (Wab) in het kort
Op 1 januari 2020 is de Wet arbeidsmarkt in balans in werking getreden. Met de Wab zijn er aanpassingen doorgevoerd voor de transitievergoeding, de ketenregeling en is er een gedifferentieerde WW-premie geïntroduceerd.

De belangrijkste Wab-maatregelen op een rij:
- Verruiming ketenregeling: 3 tijdelijke contracten in maximaal 3 jaar
- Transitievergoeding vanaf de eerste werkdag
- Introductie cumulatiegrond bij ontslag
- Gelijke rechtspositie en arbeidsvoorwaarden voor payrollmedewerkers
- Lagere WW-premie bij vast contract, hogere bij flexibele arbeidsovereenkomsten.
- Meer bescherming voor oproepkrachten

De laatste twee punten hebben direct gevolgen voor Loon. Over die twee punten gaan we het in deze uitleg dan ook nader hebben.

Gedifferentieerde WW-premie
Een belangrijk onderdeel van de Wab is dat de premieheffing voor het Algemeen Werkloosheidsfonds (hierna: WW) wijzigt. De WW-premie kende tot het jaar 2019 één percentage.

Sinds 1 januari 2020 wordt de premie afhankelijk van de aard van de arbeidsovereenkomst die met de werknemer is afgesloten. Er gelden sindsdien voor de WW-premie twee percentages: de lage WW-premie (2,64% in 2023) voor vaste contracten, en de hoge WW-premie (7,64% in 2023) voor flexibele contracten. De WW-premie voor flexibele arbeidsovereenkomsten wordt dus maar liefst 5% hoger dan die voor vaste arbeidsovereenkomsten.

Interessant is dan uiteraard om te weten wanneer een contract vast is en wanneer niet.

De Hoofdregel voor het toepassen van de lage premie (2,64% in 2023) is dat aan alle(!) drie van de onderstaande voorwaarden wordt voldaan:
• er is sprake van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
• de arbeidsovereenkomst is schriftelijk én
• er is geen sprake van een oproepovereenkomst. Min-maxcontracten worden in dit geval
  ook beschouwd als oproepovereenkomsten.

Uitzonderingen op de hoofdregel

Alsnog lage WW-premie
Als niet aan de drie voorwaarden van de hoofdregel voor de lage WW-premie wordt voldaan, is de hoge premie van toepassing. Echter, in afwijking hiervan geldt in de volgende situaties alsnog de lage premie:
• werknemers met een leerwerkovereenkomst op grond van de Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL).
• werknemers die bij aanvang van het aangiftetijdvak jonger zijn dan 21 jaar en in dat aangiftetijdvak maximaal 48 verloonde uren (vierwekenaangifte) c.q. 52 verloonde uren (maandaangifte) hebben. Let op! Deze urennorm geldt per aangiftetijdvak.
• Werkgeversbetaling van een uitkering werknemersverzekeringen. Denkt u aan bijvoorbeeld een IVA- of Wajong-uitkering. Eigenrisicodragers ZW en WGA kunnen ook de lage premie toepassen op de uitkering.

Alsnog hoge WW-premie (Herziening)
Andersom kan het ook zo zijn dat in eerste instantie de lage premie van toepassing is (er is oorspronkelijk voldaan aan de hoofdregel), maar achteraf alsnog de hoge premie toegepast dient te worden. De premie moet dan worden herzien. Dit is het geval in twee situaties.

· De werknemer gaat binnen twee maanden (bijv. in de proeftijd) weer uit dienst.

· Per 2022: Na afloop van het loonjaar blijkt de werknemer meer dan 30% meer uren gewerkt te hebben dan zijn contracturen. Bijvoorbeeld: een werknemer heeft een schriftelijke overeenkomst voor onbepaalde tijd voor 30 uur per week, maar werkt in feite 40 uur per week. Als het hele jaar de lage premie is toegepast, moet dat aan het eind van het jaar herzien worden.
NB. Dit is niet van toepassing voor fulltimers (vanaf 35 uur per week).

Zie voor de praktische uitwerking verderop onder ‘Toepassing WW-premie in Loon. Uitzonderingen, alsnog hoge WW-premie (Herziening)’.

Stroomschema
Wij hebben de regels voor u samengevat in een stroomschema. Wanneer u het schema doorloopt, kunt u bepalen welke WW-premie van toepassing is voor de werknemer.

Stroomschema Wab. Hoge of lage WW-premie?

Afbeelding: Stroomschema WW-premie

Toepassing WW-premie in Loon. de Hoofdregel
Aangezien de premie wordt bepaald aan de hand van de aard van de overeenkomst met de werknemer, zal dus per werknemer gekeken moeten worden of de hoge of lage WW-premie van toepassing is. Aan de hand van de werknemersinstellingen zal Loon bepalen of het hoge of lage WW-percentage van toepassing is.

De gegevens zitten in het Werknemersscherm.

·     Tabblad 1 ‘Personalia’, subtabblad 'Aangifte'.

U kunt aanstippen Onbepaalde tijd of Bepaalde tijd (defaultwaarde Bepaalde tijd).

Afbeelding: tabblad ‘Aangifte’, Onbepaalde/ bepaalde tijd

·     Tabblad 1 ‘Personalia’, subtabblad ‘Werkschema’.

Bij de keuze voor ‘Onregelmatig’ en ‘Onregelmatig’ met een Min-maxcontract zal Loon automatisch de hoge WW-premie toepassen.

Afbeelding: tabblad ‘Werkschema’, Type

·     In Loon gaan wij er in beginsel van uit dat u voor werknemers met een vast dienstverband voor onbepaalde tijd aan het schriftelijkheidsvereiste heeft voldaan. Indien de afspraken niet of niet meer op papier staan, dan kunt u gebruikmaken van de ‘Bevestiging’, zie verderop onder ‘Alsnog schriftelijke bevestiging arbeidsovereenkomst voor lage WW-premie’.

Mocht er alsnog sprake zijn van een Mondelinge overeenkomst, dan kunt u het vinkje uitzetten bij Schriftelijke arbeidsovereenkomst, op tabblad 1 ‘Personalia’, subtabblad 'Aangifte':

Afbeelding: tabblad ‘Aangifte’, Schriftelijke arbeidsovereenkomst

Toepassing WW-premie in Loon. Uitzonderingen, alsnog lage WW-premie

1. De BBL’er

Gaat u in het werknemersscherm naar tabblad 3 'Overige'. Bij het aanvinken van ‘Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL)’ zal automatisch de lage WW-premie toegepast worden.

Afbeelding: tabblad ‘Overige’, BBL

2. Werknemer jonger dan 21 jaar.

Aan de hand van de leeftijd van de werknemer en het aantal verloonde uren kan Loon automatisch bepalen of het lage of hoge WW-premiepercentage van toepassing is.

Let op: het maximum aantal verloonde uren dient per aangiftetijdvak bepaald te worden. In een aantal gevallen kan het zijn dat er achteraf bezien ten onrechte met een onjuist percentage is gerekend. Als voorbeeld een jongere werknemer met weeklonen, vierwekenaangifte
• Werknemer werkt de eerste 3 weken 10 uren per week
• Deze 3 weken: premie laag =  2,64%
• In de vierde week werkt de werknemer 20 uur
• totaal komt hij dus uit op 50 uur, meer dan toegestaan voor de lage premie (48u)
• voor de eerste 3 weken is dan alsnog premie hoog van toepassing

In LoonVandaag krijgt u dan een melding:
“Werknemer, XY: ten onrechte het lage WW-percentage toegepast in periode 1, 2, 3.”

De lonen voor periodiek 1,2 en 3 dient u dan te herrekenen.

3. Uitkering

Zie hiervoor tabblad 2 ‘Loon’, risicogroep. Bij  de keuze voor 00 IVA-uitkering, 00 Uitkering WAO, 00 Uitkering WGA, 00 Uitkering Ziektewet en 00 Verzekeringsuitkering zal automatisch gerekend worden met de lage WW-premie.

4. Zwangerschapsverlof.

Bij de WAZO-uitkering bij zwangerschapsverlof werkt het net weer anders. Het loon van de werknemer wordt doorbetaald, en de werkgever ontvangt hiervoor de WAZO-uitkering. Dit wordt niet in een aparte risicogroep verloond, u geeft zwangerschapsverlof op in de Agenda.
 

Alles blijft hetzelfde, behalve dat altijd de lage WW-premie van toepassing is, ook al is normaalgesproken de hoge WW-premie van toepassing. In Loon kunt u hiertoe in de Agenda het verzuimtype Zwangerschapsverlof kiezen:

Afbeelding: ‘Agenda’, ‘Verzuim’, ‘Zwangerschapsverlof’

In Loon zal dan automatisch vanaf de begindatum de lage WW-premie berekend worden.

Toepassing WW-premie in Loon. Uitzonderingen, alsnog hoge WW-premie (Herziening)

1) Herziening WW-premie werknemer binnen 2 maanden uit dienst
• Werknemer in dienst op 16 januari
• Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
• Schriftelijk, geen oproepovereenkomst
• Maandloon is € 1.000
• Premie laag toegepast
• Dienstbetrekking eindigt reeds op 10 maart (binnen twee maanden na aanvang)
• We moeten dus herzien: de WW-premie had, zo blijkt nu pas, de hoge premie moeten zijn.

Loon zal in dit soort situaties via een taak in ‘Loon Vandaag’ aangeven dat alsnog het 'andere percentage' moet worden toegepast: “Einde dienstverband binnen twee maanden”

Er is alsnog hoge WW-premie voor de gehele periode van toepassing. U zult dan de lonen moeten herrekenen. Het herrekenen van de lonen gaat via bovenin ‘Werkgever’, dan ‘Herrekenen’.

2) Herziening WW-premie meer dan 30% overuren ten opzichte van contracturen
Aan het einde van het loonjaar moet er gecontroleerd worden of er niet teveel extra verloonde uren zijn ten opzichte van de contracturen. Er zijn twee toetsen:

1. Heeft een werknemer contracturen van 35 uur per week of meer, dan hoeft u niets te doen. Zo niet, dan gaat u door naar toets 2.
2. Zijn er meer dan 30% uren verloond dan dat er contracturen zijn.

Loon voert beide toetsen voor u uit. Om inzicht te krijgen hierin kunt u het WAB-overzicht draaien (zie ook verderop onder ‘WAB-overzicht’). Gaat u in Loon linksonder naar ‘Overzichten’, dan ‘WAB-overzicht’.

We nemen de toetsen door aan de hand van een voorbeeld. U heeft alle lonen verloond voor deze werknemer:

• Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
• Schriftelijk, geen oproepovereenkomst
• Contracturen per jaar: 1.040,04 uur (20upw)
• Verloonde uren: 1.363 uur
• Weken per jaar: 365 dagen / 7 = 52,14 (schrikkeljaar 52,29)

Op het WAB-overzicht ziet u onder ‘Details herziening WAB’ onderstaand resultaat voor de werknemer. Dit zijn in feite de berekeningen van zowel toets 1 als toets 2:

à Dit is meer dan 30% overuren. Alle lonen moeten worden herzien(herrekend), de hoge WW-premie is alsnog van toepassing.

Laatste loonaangifte van het jaar
Wanneer u de laatste loonaangifte van het jaar draait, krijgt u eerst hetzelfde overzicht te zien als het WAB-overzicht. Als u dan op ‘OK’ klikt, komt u automatisch in het Herrekenscherm. U hoeft niet zelf werknemers te selecteren waarvan de lonen herrekend dienen te worden, Loon heeft deze selectie al voor u gemaakt. U hoeft alleen nog maar op ‘Herreken’ te klikken.

Voor de goede orde: het hele verhaal hoog of laag WW-tarief maakt voor de bruto-nettoberekening (loonstrook) niets uit. De werkgever betaalt immers volledig de WW-premie. Voor de kosten werkgever maakt het toe te passen percentage dus wél een flink verschil.

Nadat u herrekend heeft en de verschillen opgeslagen heeft, kunt u het herrekenscherm sluiten. Loon gaat dan automatisch verder met de loonaangifte. De verschillen worden per periode automatisch meegenomen:

Concernregeling: mocht u te maken hebben met een situatie waarbij een werknemer alsnog niet of wel herzien dient te worden in verband met werkzaamheden binnen concernverband, neemt u dan a.u.b. even contact op met ons Kenniscentrum, dit kan via het LoonPortaal/ Vraag.

Wab-overzicht
In Loon kunt u een handig overzichtje oproepen dat aangeeft wat de situatie is rond de Wab voor uw werknemers. Gaat u naar 'Overzichten', en kies bij 'Werknemerslijsten' voor 'WAB-overzicht':

Afbeelding: 'Overzichten', 'Werknemerslijsten', 'Wab-overzicht'

Daarna volgt eerst nog dit schermpje, dat voor zich spreekt:


Afbeelding: 'Overzichten', 'Werknemerslijsten', 'Wab-overzicht'

Na 'OK' krijgt u voor alle werknemers hun status te zien in het kader van de Wab, zoals 'is het een oproepkracht', 'bestaat er al een schriftelijke overeenkomst', en 'is de werknemer een BBL'er?'. Ook dit scherm spreekt voor zich, maar het is voor de gebruiker wel handig om in één oogopslag de stand van zaken in beeld te hebben:

Afbeelding: 'Overzichten', 'Werknemerslijsten', 'Wab-overzicht'

Voor meer informatie kunt u de kopjes ‘Details herziening WAB’ en ‘WAB-status van de lonen’ nog uitklappen.

Bij ‘Details herziening WAB’ ziet u de uitwerking van de toetsen in verband met de herziening bij meer dan 30% uren dan de contracturen.
Onder ‘WAB-status van de lonen’ ziet u de status per periodeloon terug.

Toepassing WW-premie in Loon. Wijziging situatie gedurende het loonjaar
Loon bewaart de gegevens waarmee verloond is. Wanneer de werknemer bijvoorbeeld per de volgende maand van een overeenkomst van bepaalde tijd naar eentje van onbepaalde tijd gaat, dan hoeft u geen nieuw dienstverband aan te maken. U kunt de instelling aanpassen naar Onbepaalde tijd, en de volgende periode verlonen zonder dat dit voorgaande perioden beïnvloedt.

Voor een wijziging in Werkschema dient u wél een opvolgend dienstverband aan te maken.

Ook voor een wijziging gedurende de maand in een van de andere Wab / WW-voorwaarden maakt u ook een opvolgend  dienstverband aan.

Selecteer werknemer, Nieuw, tweede optie Maak nieuw dienstverband voor XXX, dan eerste suboptie Nieuwe dienstverband volgt op het oude. Als Reden uit dienst geeft u Code 90 - 'Arbeidsover. loopt door maar de inkomstenverh. niet' op.

Per ongeluk met de onjuiste gegevens verloond? Foutherstel
Heeft u per abuis met de onjuiste instellingen verloond? Dan kunt u de instellingen aanpassen. U zult dan wel de eerdere lonen moeten verwijderen.

Stel, u heeft op tabblad 1 'Personalia', subtabblad 'Aangifte' van het Werknemersscherm per ongeluk 'Bepaalde tijd' aangestipt in plaats van 'Onbepaalde tijd'. U kunt dit dan alsnog aanpassen.

Vervolgens kunt u de eerder opgeslagen – onjuiste – loonstroken verwijderen. Verwijderen van een loonstrook kan door de werknemer te selecteren, dan links 'Lonen' te klikken, en vervolgens met de rechtermuisknop in de linkerkolom klikken. U kunt daar kiezen voor 'Verwijder geselecteerde periodes'.

Daarna kunt u weer de betreffende periode(s) opnieuw verlonen.

Alsnog schriftelijke bevestiging arbeidsovereenkomst voor lage WW-premie
Een van de voorwaarden voor de lage WW-premie is dat dus dat er een op papier vastgelegde - schriftelijke -  arbeidsovereenkomst voor is. Een mondelinge arbeidsovereenkomst is op zich ook een geldige overeenkomst, maar niet voldoende om de lage WW-premie te mogen toepassen.

In een aantal gevallen zal zo'n schriftelijke vastlegging er niet (meer) zijn. Maar Loon helpt u. In Loon kunt u namelijk een document genereren waarmee u schriftelijk kunt vastleggen dat er sprake is van een overeenkomst voor onbepaalde tijd, niet zijnde een oproepovereenkomst.

U roept zo'n bevestiging arbeidsovereenkomst eveneens op door eerst de werknemer in kwestie te markeren, dan optie 'Arbeidsovereenkomsten' (in het menu links) en tot slot 'Bevestiging':

Afbeelding: Arbeidsovereenkomst, Bevestiging huidige arbeidsovereenkomst

Eind 2019 heeft de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid het schriftelijkheidsvereiste nog iets versoepeld:

Wanneer er oorspronkelijk een schriftelijke overeenkomst voor bepaalde tijd was, en deze mondeling voor onbepaalde tijd is voortgezet, dan kan men volstaan met het opstellen van een addendum, die door zowel werkgever als werknemer wordt ondertekend.

Ook een digitale handtekening volstaat, evenals instemming via e-mail of in een HR-systeem.

Meer bescherming oproepkrachten: aanbod vast aantal uren
In de Wab zijn een aantal bepalingen opgenomen ter bescherming van de rechtspositie van de oproepkrachten. Eén daarvan betreft de regel dat wanneer de arbeidsovereenkomst 12 maanden heeft geduurd, de werkgever in de 13^e maand een aanbod moet doen voor een vast aantal uren.

De aangeboden gemiddelde arbeidsduur moet gebaseerd worden op het gemiddelde van de afgelopen 12 maanden. Het aanbod dat gedaan moet worden houdt geen contractverlenging in, of omzetting naar een overeenkomst van onbepaalde tijd. Het betreft alleen het aanbieden van een vast aantal uren.

Voor het bepalen van de periode van 12 maanden moet ook rekening gehouden worden met opvolgende overeenkomsten (met een onderbreking van minder dan 6 maanden), en ook met opvolgend werkgeverschap.

Per 1 juli 2021 zijn er nog aanvullende regels van toepassing:
- Het aanbod betreft een vaste omvang die uiterlijk op de eerste dag van de vijftiende maand ingaat. De vaste omvang mag wel eerder ingaan, maar niet later.

- De termijn voor aanvaarding wordt een maand, dit is dus niet meer ten minste een maand.

Een werknemer kan dit aanbod altijd weigeren. Een werknemer die dit aanbod afwijst, moet na 12 maanden wel opnieuw een aanbod krijgen als hij dan nog in dienst is.

Het aanbod voor een vast aantal uren moet schriftelijk gedaan worden. In Loon zal hiertoe een taak verschijnen in Loon Vandaag. Wanneer u de taak opent, kunt u lezen hoe u in Loon dit aanbod kunt doen:

De aanbiedingsbrief kunt u in Loon oproepen door eerst de werknemer te markeren om wie het gaat. Daarna de optie 'Arbeidsovereenkomsten' (in het menu links), en klikken op 'Aanbod vast aantal uren’.

Afbeelding: Arbeidsovereenkomst, Aanbod vast aantal uren

In dit aanbod berekent Loon wat het gemiddelde aantal uren is geweest de afgelopen 12 maanden.

Het document legt u voor aan de betreffende werknemer. Hij of zij kan vervolgens aangeven het voorstel te accepteren of niet. En uiteraard laten ondertekenen.

Nadat u het aanbod heeft gedaan kunt u in het werknemersscherm op tabblad ‘Aangifte’ dit afvinken:

Afbeelding: tabblad ‘Aangifte’, Aanbod vast aantal uren gekregen

Overige verplichtingen
Op de loonstrook moet de contractvorm vermeld worden, er moet dus op staan of er sprake is van een overeenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd, en of er sprake is van een oproepovereenkomst. Loon neemt dit automatisch over vanuit de instellingen in het werknemersscherm.

Als voorbeeld, stel dat een werknemer voldoet aan de eisen van de hoofdregel voor de lage premie, er is sprake van een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, niet zijnde een oproepcontract. In de kolom ‘Werknemergegevens’ rechts op de loonstrook wordt dan het volgende getoond:

Afbeelding: Loonstrook, gegevens contractvorm

Ook moet de arbeidsovereenkomst bewaard worden bij de salarisadministratie. Dat betekent dat u als salarisadministrateur ook het document (digitaal) bij de administratie moet voegen. U kunt hiertoe eventueel het Loondossier gebruiken.