Werkkostenregeling

Hoofdlijnen Werkkostenregeling

• Als een vergoeding of verstrekking 'onbelast' is voor de werknemer, dan valt die onder de
   Werkkostenregeling.

• Vervolgens wordt die vergoeding of verstrekking óf belast tegen 0% (als deze nog binnen
   de vrije ruimte van 1,2% valt), óf tegen 80% eindheffing (als de vrije ruimte al op is).

• Als de fiscale loonsom bijvoorbeeld € 100.000 bedraagt, dan is het onbelaste bedrag
  maximaal € 1.200. Daarboven betaalt de werkgever 80% eindheffing.

• Een alternatief om geen aanspraak te doen op de 1,2% vrijstelling, is de vergoeding of
   verstrekking te belasten via de werknemer. Of te wel: bruteren via de loonstrook.

• Een vergoeding of verstrekking kan ook 'nooit belast' zijn. Dan valt deze geheel buiten de
   Werkkostenregeling, omdat het gaat om een:

1) Gerichte vrijstelling
2) Nihilwaardering
3) Intermediaire kosten, of
4) Omdat het noodzakelijkheidscriterium geldt.

Zulke vergoedingen of verstrekkingen zijn zowel voor de werknemer als voor de werkgever onbelast.

1) Gerichte vrijstellingen
De Werkkostenregeling kent gerichte vrijstellingen voor onder andere de volgende vergoedingen en verstrekkingen. De lijst is dus niet compleet!

  • vervoer en reiskosten, waaronder voor woon-werkverkeer:
    • abonnementen voor reizen met openbaar vervoer
    • kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer (bedrag voor 2018)
    • losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer
  • kosten van tijdelijk verblijf voor de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden
  • cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke, voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk
  • studie- en opleidingskosten
  • maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke
  • verhuiskosten, als de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking
  • korting op producten uit eigen bedrijf tot een bedrag van 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten, maar niet meer dan € 500 per werknemer per kalenderjaar.

2) Nihilwaarderingen
Voor onder andere de volgende soorten loon in natura geldt een nihilwaardering. Ook deze lijst is dus niet compleet!

  • voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon
  • consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
  • ter beschikking gestelde kleding die voldoet aan de voorwaarden
  • de ter beschikking gestelde ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt

3) Intermediaire kosten
De intermediaire kosten vallen buiten de Werkkostenregeling en kunnen onbelast worden vergoed. Dit zijn kosten die een werknemer betaalt, maar die voor rekening van de werkgever moeten komen. Voorbeeld: Uw werknemer geeft een presentatie bij een klant. Hij koopt hiervoor markeerstiften. De markeerstiften neemt hij na zijn presentatie mee naar kantoor. De vergoeding voor de markeerstiften is een vergoeding voor intermediaire kosten.

4) Noodzakelijkheidscriterium
Het noodzakelijkheidscriterium dat per 1 januari 2015 aan de Werkkostenregeling is toegevoegd, legt veel verantwoordelijkheid bij de werkgever.

Het uitgangspunt van het noodzakelijkheidscriterium is dat de werkgever gereedschappen en apparatuur waarvan hij vindt dat de werknemer ze voor het uitoefenen van zijn functie redelijkerwijs nodig heeft, onbelast kan vergoeden of verstrekken. Hij hoeft dan geen rekening te houden met het privévoordeel van de werknemer.

Het is aan de werkgever om te besluiten welke voorzieningen hij noodzakelijk vindt. Er komt geen lijstje met noodzakelijke voorzieningen; de noodzaak hangt immers af van de functie van de werknemer en de omstandigheden.

Er zijn een aantal omstandigheden die een indicatie kunnen zijn dat voorzieningen voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium:

  • De voorziening wordt daadwerkelijk bij het werk gebruikt.
  • De werkgever bepaalt welk gereedschap of apparaat wordt aangeschaft of aan welke voorwaarden het moet voldoen.
  • De werkgever neemt de kosten van de voorziening voor zijn rekening. Dit betekent dat noodzakelijke voorzieningen niet in een cafetariamodel worden uitgeruild.

Dus als de werkgever vindt dat bijvoorbeeld een computer, tablet of telefoon naar zijn redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, dan mag die computer, tablet of telefoon onbelast worden vergoed of verstrekt.