Ook vanuit Loon Online kunt u werknemers hun pdf-loonstroken mailen. Maar de instellingen erachter zijn wezenlijk anders dan mailen vanuit Loon op uw pc (lokaal) waren. Reden: met Loon Online mailt u vanaf een andere locatie, namelijk vanaf de externe server van Loon Online. Met Loon op uw pc (lokaal) speelde de externe server van Loon geen rol.
De technische achtergrond hiervan is, dat e-mails verzenden tegenwoordig niet meer anoniem kan. Alle leveranciers van e-maildiensten willen graag weten wie het is die de e-mail verstuurt - en dan niet alleen het e-mailadres van de afzender, want dat is veel te gemakkelijk te vervalsen.
Verreweg de meeste leveranciers vragen daarom altijd om een gebruikersnaam en wachtwoord bij het verzenden van e-mails. Sommige leveranciers accepteren echter ook dat u deze gegevens niet aanlevert, als u de e-mail verzendt vanaf een bij hen bekend adres. Als u bijvoorbeeld een Internetabonnement heeft van xs4all en u verzendt e-mails vanaf het adres iemand@xs4all.nl en u verzendt de e-mail vanaf de xs4all-aansluiting, dan is dat voor xs4all voldoende: u bent niet anoniem.
Wanneer u echter overstapt op Loon Online verzendt u de e-mail niet langer vanaf een xs4all-aansluiting en zal de e-mail geweigerd worden, omdat xs4all niet kan vaststellen wie de e-mail verstuurt. Wanneer u uw gebruikersnaam en wachtwoord van xs4all invult (op tabblad 'LoonMail' bij de 'Persoonlijke instellingen') is dat probleem opgelost. U bent niet langer anoniem en de mail wordt verzonden. Daarnaast vult u bij 'LoonMail' de 'Mailserver' in en vinkt u natuurlijk aan dat u gebruik wilt maken van LoonMail.
Moraal van het verhaal: verzend alleen e-mails met ingevulde gebruikersnaam en wachtwoord.