Wanneer u vanuit Loon Online direct documenten mailt naar werknemers (zoals hun pdf-loonstroken) dan kunnen er problemen optreden als uw mailprovider niet accepteert dat u vanaf een andere (externe) locatie e-mail verstuurt.
Loon Online is voor de meeste providers standaard een externe locatie. Loon Online stelt voor het verzenden van e-mail naar buiten echter geen beperkingen. De beperkingen zitten daarom veelal bij uw e-mailprovider of uw e-mailserver, en de manier waarop alle e-mailservers op het internet controleren of e-mail legitiem is of niet. Gevolg: zonder maatregelen zal e-mail verzonden vanuit Loon Online in de meeste gevallen ergens op het internet worden geblokkeerd.
Een aantal providers zal mail verstuurd buiten hun netwerk zelfs helemaal blokkeren.
Oplossing
nummer 1: Mijn LoonDossier
Verreweg de snelste en makkelijkste oplossing? In plaats
van mailen vanuit Loon (Online) gebruik gaan maken van Mijn LoonDossier: https://www.loon.nl/salarissoftware/mijn-loondossier
Met Mijn LoonDossier hoeft u
helemaal niet meer vanuit Loon naar uw werknemers te mailen omdat u de
loonstroken, jaaropgaven, et cetera eenvoudig op een eigen, beveiligde plek op
het web plaatst voor de werknemer.
Bovendien is mailen niet 100% veilig, en niet AVG-proof (tenzij u de mails
versleuteld verstuurt). Met Mijn LoonDossier vermijdt u eenvoudig dit soort
belemmeringen.
Twee alternatieve oplossingen (buiten
Mijn LoonDossier om) bij blokkeren providers e-mail van Loon Online
Wilt u toch geen gebruik (gaan) maken van Mijn LoonDossier? Dan zijn er
twee mogelijkheden om het tegenhouden van e-mail vanuit Loon Online door
providers op te lossen.
1) Mailen via uw eigen provider of e-mailserver. Uitleg: https://www.loon.nl/loon/Loon_Online_mailinstructie/1)_Mailen_via_uw_eigen_provider_of_e-mailserver.html
2) Gebruikmaken van de zogeheten 'Loon Online mail relay service'. Uitleg: https://www.loon.nl/loon/Loon_Online_mailinstructie/2)_Loon_Online_mail_relay_service.html
Voor-
en nadelen opties
Het maakt niet uit welke u oplossing u kiest, ze zouden
beide moeten werken. Werkt een methode toch niet voor u, probeert u dan de
andere werkwijze.
Bij mailen via eigen provider (oplossing 1) is een voordeel dat de verstuurde mails ook in de map van de gebruikte email user staan.
Oplossing 2) is het meest eenvoudig, maar heeft als nadeel dat verzonden e-mails niet ergens in een map 'Verzonden items' staan.