Wanneer u vanuit Loon Online direct documenten mailt naar werknemers (zoals hun pdf-loonstroken) dan kunnen er problemen optreden als uw mailprovider niet accepteert dat u vanaf een andere (externe) locatie e-mail verstuurt.
Loon Online is voor de meeste providers standaard een externe locatie. Loon Online stelt voor het verzenden van e-mail naar buiten echter geen beperkingen. De beperkingen zitten daarom veelal bij uw e-mailprovider of uw e-mailserver, en de manier waarop alle e-mailservers op het internet controleren of e-mail legitiem is of niet. Gevolg: zonder maatregelen zal e-mail verzonden vanuit Loon Online in de meeste gevallen ergens op het internet worden geblokkeerd.
Een aantal providers zal mail verstuurd buiten hun netwerk zelfs helemaal blokkeren.
Oplossing
nummer 1: Mijn LoonDossier
Verreweg de snelste en makkelijkste oplossing? In plaats
van mailen vanuit Loon (Online) gebruik gaan maken van Mijn LoonDossier:
https://www.loon.nl/salarissoftware/mijn-loondossier
Met Mijn LoonDossier
hoeft u helemaal niet meer vanuit Loon naar uw werknemers te mailen omdat u de
loonstroken, jaaropgaven, et cetera eenvoudig op een eigen, beveiligde plek op
het web plaatst voor de werknemer.
Bovendien is mailen niet 100% veilig, en niet AVG-proof
(tenzij u de mails versleuteld verstuurt). Met Mijn LoonDossier
vermijdt u eenvoudig dit soort belemmeringen.
Alternatief, buiten Mijn LoonDossier om
Wilt u toch geen gebruik (gaan) maken van Mijn LoonDossier?
Dan is er een andere mogelijkheid om het tegenhouden van e-mail vanuit Loon Online
door providers op te lossen:
mailen via uw eigen
provider of e-mailserver.
In dit uitlegdocument leest u meer over die oplossing via het tabblad LoonMail: https://www.loon.nl/Handleiding/Loon_Online_mailinstructie.pdf
Tip gebruikersnaam en wachtwoord LoonMail
Wilt u inderdaad mailen via uw eigen provider of e-mailserver? Dan hebt in veel gevallen al baat bij de
onderstaande tip.
Ga in Loon (Online) naar 'Opties', 'Persoonlijke instellingen', 'LoonMail'. Uw gebruikersnaam en wachtwoord die u in het
tabblad 'LoonMail' moet invullen, zijn - heel simpel
- precies hetzelfde als op uw smartphone, tablet of
computer om de e-mail uit te lezen.
Dus als u die weet / opzoekt, wordt het invullen van het tabblad LoonMail al een stuk makkelijker.
Voorbeeld gebruikersnaam en wachtwoord:
Uw e-mailadres is: info@admkantoorAA.nl. Dit is dan uw gebruikersnaam.
Verder vult u op het tabblad LoonMail het veldje 'Mailserver' in. De optie 'Kies' helpt u daarbij. Raadpleeg eventueel uw provider.
Vink tevens de optie 'Gebruik SSL' aan. Het 'Poortnummer' is standaard 587.
En u vinkt natuurlijk ook aan 'Gebruik LoonMail voor het versturen van e-mails vanuit Loon' (geheel bovenin).