4: De Werknemers-wizard

4.2 Loongegevens

Loon salarissoftware Afbeelding:
Nieuwe werknemer, Loongegevens

Afbeelding: Nieuwe werknemer, Loongegevens

Risicogroep
Bij 'Risicogroep' ziet u de risicogroep staan die u bij de werkgevers-wizard had gekozen. U kunt hier echter die keuze overschrijven via de knop 'Wijzig'.

Het zal niet vaak voorkomen dat een werknemer in een andere risicogroep valt dan de collega's. Maar er is een bekende uitzondering: de risicogroep 'UTA-personeel in het Bouwbedrijf'. Binnen een bouwbedrijf vallen de 'echte' bouwvakkers in de risicogroep '03 Bouwbedrijf', maar het Uitvoerend, Technisch en Administratief (UTA) personeel in de risicogroep 'UTA-personeel in het bouwbedrijf'.

Hetzelfde zien we bij '56 Schildersbedrijf' en '56 UTA-personeel in het schildersbedrijf'. De overige gevallen waar dit voorkomt: '06 Timmerindustrie', '59 Mortelbedrijf', '60 Steenhouwersbedrijf' en '57 Stukadoors'.

Loontype
Bij 'Loontype' ziet u het type dat u reeds had aangegeven bij de werkgever. U kunt dit loontype hier overschrijven, maar dat zal zelden gebeuren.

In dienst halverwege de periode?
Als de werknemer halverwege de loonperiode in dienst komt, past Loon voor die eerste periode het aantal loondagen, loonuren en het bruto- en nettoloon automatisch aan. En ook eventuele vaste toeslagen, inhoudingen, het levensloopbedrag en de bijtelling auto van de zaak. Zie voor de uitleg van de cijfers de helptekst die verschijnt. En het tabblad 'Meldingen' bij de loonberekening.

Tabel en loonheffingskorting
Bij 'Tabel en loonheffingskorting' staat standaard 'Witte tabellen met loonheffingskorting'. De meeste werknemers vallen onder die tabel. Dat zijn namelijk de tabellen die gelden voor loon uit zogenoemde tegenwoordige dienstbetrekking, rekening houdend met de algemene heffingskorting en de arbeidskorting. Alleen voor de werknemer die reeds bij een andere werkgever de loonheffingskorting ontvangt, valt onder 'Witte tabellen zónder loonheffings-korting'.

Nadere uitleg over de loonheffingskorting vindt u in bijlage A 'Het stelsel van Sociale zekerheid in Nederland'.

Opgebouwde vakantiereservering
De 'Opgebouwde vakantiereservering' is van belang als deze werknemer in het vorig loonjaar reeds vakantiegeld in uw bedrijf had opgebouwd. Vul dan hier het bedrag in. Dit zal het geval zijn als u van een ander salarispakket over bent gestapt naar Loon, of als u voor het eerst zelf gaat verlonen. Dan dient u de 'Opgebouwde vakantiereservering' eenmalig zelf in te vullen. Vanzelfsprekend is dat het bedrag dat is opgebouwd ná de vakantiegeldbetaling in het vorige jaar.

Dus als u in bijv. juni 2016 de vakantiegeldbetaling hebt gedaan, dan vult u in het jaar 2017 bij deze werknemer in dit veld 'Opgebouwde vakantiereservering' 6 x (juli tot en met december 2016) 8% van diens brutoloon in. Als het brutoloon bijv. € 1.800,- per maand bedraagt, dan vult u dus 6 x € 144,- = € 864,- bij deze werknemer in.

Wat natuurlijk ook kan, is de periodieke vakantiereservering van de betreffende loonstroken 2016 simpelweg bij elkaar op te tellen. Of - indien vermeld – het cumulatieve bedrag vakantiereservering van de laatste loonstrook 2016 overnemen. Let daarbij wel op dat het cumulatieve bedrag slaat op de vakantiereservering ná de uitbetaling in (bijv.) juni 2016, en niet op het gehele jaar 2016.

4.2.1 Loongegevens, Grondslag

In het tabblad 'Loongegevens' staat onder meer het veldje 'Grondslag'. Dat veld is belangrijk want het bepaalt mede de hoogte van de pensioenpremie(s).

Loon salarissoftware Afbeelding: Nieuwe werknemer, Loongegevens,
Grondslag

Afbeelding: Nieuwe werknemer, Loongegevens, Grondslag

Verplicht in deze groepen...
De 'Grondslag' is alleen verplicht bij de volgende risicogroepen:

05 Jachtbouw
07 Meubelindustrie (*)
     Orgelbouw (*)
08 Groothandel in hout, zagerijen, schaverijen
09 Grafische industrie
     Grafische industrie fotografen
10 Metaalindustrie (*)
11 Electrotechnische industrie (*)
12 Metaal en Techniek (*)
14 Zoetwarenindustrie
16 Gemaksvoedingsindustrie
     Pluimveeverwerkende industrie
     Vleesgroothandel
     Vleeswarenindustrie
17 Bakkersdetailhandel
     Optiekbedrijven
     Reisburo's
28 Taxivervoer
     Ambulance vervoer
30 Besloten busvervoer
32 Goederenvervoer (*)
35 Apothekers (*)
      Gehandicaptenzorg (*)
      Gezondheid, geestelijke en maatschappelijke belangen (*)
      Huisartsenzorg (*)
      Jeugdhulpverlening (*)
      Kinderopvang (*)
      Sport recreatie etc. (*)
      Tandheelkunde (*)
      Thuiszorg (*)
      Verpleegtehuizen (*)
      Welzijn (*)
      Ziekenhuizen (*)
41 Groothandel in bouwmaterialen
     Groothandel Technische produkten (*)
     Groothandel Bandenbranche
42 Groothandel Textielgoederen
     Groothandel Levensmiddelen
44 Architecten
45 Woningcorporaties
47 Textielindustrie
48 Betonproduktenindustrie
48 Vlakglasindustrie
50 Groenten- en fruitverwerkingsindustrie
51 Confectie industrie
51 Schoen, leder, lederwarenindustrie
53 Bewakingsondernemingen
54 Bibliotheken
     Media PNO
Dans
  Theater
58 Bitumineuze dakbedekkers

(*) Voor deze groepen heeft Loon soms extra informatie nodig om tot een juiste berekening van de pensioenpremie te komen. Die eventuele extra informatie vult u - ná deze wizard - in bij de vaste werknemersgegevens op tabblad 2, 'Loon' bij de werknemer. Meer info: de helpteksten bij die velden, of deze uitleg op onze website: https://www.loon.nl/Handleiding/UitlegGrondslagen.pdf

Bruto januari-loon
In dit veld 'Grondslag' dient u een bedrag in te vullen, dat vervolgens in plaats van het opgegeven periodeloon gebruikt zal worden voor de berekening van o.a. de pensioenpremie. Deze situatie doet zich dus voor bij in de lijst genoemde risicogroepen, waar slechts eens per jaar de pensioengrondslag wordt vastgesteld. Meestal is de vaststellingsdatum 1 januari. Met andere woorden de grondslag is het bruto januari-loon.

Wijzigingen in het loon gedurende het jaar, ook door bijvoorbeeld overwerk of een cao-loonstijging, moeten dan dus genegeerd worden. Dit kan door deze grondslag in te vullen.

Voorbeeld Grondslag
Per 1 maart 2017 treedt een werknemer in dienst bij een bedrijf dat is ingedeeld in de risicogroep 'Metaal en Techniek'. Zijn bruto maandloon bedraagt € 1.800,-. Dat loon vult de werkgever in bij 'Grondslag'. Want genoemde € 1.800,- zou ook het januari-loon zijn geweest van deze werknemer. Dit bedrag zal dan ook de grondslag zijn voor diens pensioenpremie.

Op 1 juli 2017 vindt er een cao loonstijging plaats van 3%. Het bruto periodeloon van de werknemer wordt dan ook € 1.854,-. De grondslag blijft echter het januari-loon van € 1.800,-. En dat het hele jaar lang, dus tot en met 31 december 2017. Pas vanaf 1 januari 2018 vormt de € 1.854, - de nieuwe grondslag voor de pensioenpremie.

Voor (regelmatige) part-timers geldt dezelfde werkwijze. Als u bij de bovengenoemde risicogroep(en) geen grondslag invult, zal Loon u daar een waarschuwing over geven.

Grondslag nieuwe werknemers halverwege een periode in dienst
Voor nieuwe werknemers die halverwege een periode in dienst treden, kunt u direct de volledige grondslag invullen, dus het bruto januari-salaris. Loon zal voor die eerste periode de grondslag namelijk automatisch omrekenen naar het juiste bedrag.

Voorbeeld: werknemer treedt op 15 juni in dienst. Bruto maandsalaris: € 2.000. Hij werkt voltijd, in ons voorbeeld 7,6 uur per dag = 38 uur per week = 164,67 uur per maand. Hij werkt van maandag tot en met vrijdag. Er resteren in juni nog 12 loondagen, goed voor 91,2 loonuren. Uurloon = € 12,15 (€ 2.000 : 164,67 uur). Loon rekent dan zelf uit dat de Grondslag voor de 'startmaand' juni € 1.108,08 is. Daar hebt u dus geen omkijken naar.

Op het tabblad 'Meldingen' bij de loonberekening kunt u altijd zien hoe Loon aan de grondslagberekening komt.

Januari-uurloon bepalend voor pensioengrondslag oproepkrachten

- In sectoren met een grondslag voor de pensioenpremie geldt vanaf 2017 het januariuurloon als de grondslag voor heel 2017.

- Dus ook als na januari het uurloon wordt verhoogd of verlaagd, blijft het januari-uurloon de grondslag.

- In de jaren 2015 en eerder vormde het uurloon van de betreffende periode de grondslag. Dat is dus per 2016 anders. 

- Loon kijkt automatisch steeds naar het januari-uurloon voor de grondslag van alle 2017-verloningen. Daar hebt u geen omkijken naar.  

Meer info: https://www.loon.nl/Handleiding/Pensioenuurloon_2017.pdf

Grondslag pensioen voor sector zonder cao?
Vanaf Loon 2013 is het mogelijk om een eigen pensioenregeling in te voeren voor sectoren die geen cao hebben, en dus in principe ook geen pensioenregeling. Denk aan de sectoren Groothandel en Zakelijke Dienstverlening. Zo verloont het pakket toch een pensioenpremie, ondanks dat daar geen (verplichte) cao-afspraak over bestaat.

Als de werkgever in een dergelijke sector een eigen pensioenregeling heeft kunt u de grondslag in dit veld invoeren, of – na de wizard -  via diens vaste gegevens, tabblad Loon, Loon, in het veldje Grondslag per periode.

De premiepercentages voor zowel de werkNemer als de werkGever kunt u invoeren via de werkgever, tabblad 2 'Premies','Wijzig premies'. Daar kunt u eventueel ook de van toepassing zijnde jaarfranchise ingeven, en een jaarmaximum voor de eigen pensioenregeling.


4.2.2 Loongegevens, 'Vorig' fiscaal jaarloon

Ook dit veld behoeft zoveel nadere uitleg en is zo belangrijk dat het een apart hoofdstukje vormt binnen het tabblad 'Loongegevens'.

Loon salarissoftware Afbeelding: Nieuwe werknemer,
Loongegevens, (Vorig) fiscaal jaarloon
Afbeelding: Nieuwe werknemer, Loongegevens, (Vorig) fiscaal jaarloon

Waarom (Vorig) fiscaal jaarloon?
Het fiscaal jaarloon is nodig voor het correct berekenen van zogeheten incidentele beloningen (bijzondere beloningen). Voor de fiscus zijn incidentele beloningen (bijzondere beloningen) betalingen aan werknemers die buiten de normale salarisbetalingen vallen. Incidentele beloningen zijn bijvoorbeeld eenmalige bonussen, overwerk en het vakantiegeld.

Incidentele beloningen worden afwijkend belast. Als ze simpelweg bij het brutoloon zouden worden opgeteld, zouden ze door het progressieve belastingsysteem dat Nederland kent namelijk te hoog worden belast. Anderzijds geldt bij de incidentele beloningen geen loonheffingskorting.

Bij incidentele beloningen wordt gebruik gemaakt van de zogenoemde Bijzondere tabellen van de Belastingdienst. De tabellen voor de incidentele beloningen gaan uit van het totale fiscale jaarloon.

Waarom de term 'Vorig' ( fiscaal jaarloon)?
Laat u niet op het verkeerde been zetten door de term 'Vorig'. De fiscus hanteert die term, en daarom hanteert het Loon-pakket hem ook. Echter, dat 'Vorig' is alleen bruikbaar als het fiscale jaarloon in 2016 niet of nauwelijks afwijkt van het fiscale jaarloon van 2017.

Als in 2016 het fiscale jaarloon wél (flink) afwijkt van het fiscale jaarloon 2017 dan is de term 'Vorig' dus niet van toepassing!

Vorig fiscaal jaarloon (= heffingsloon) bekend en hetzelfde als in 2016?
Bij werknemers die vorig jaar ook al bij u in dienst waren, en van wie het loon in 2017 niet of nauwelijks is gestegen of gedaald, kunt u het vorig fiscaal jaarloon (= heffingsloon!) van de jaaropgave werknemer 2016 aflezen. Immers, het vorig fiscaal jaarloon zal dat nagenoeg gelijk zijn aan het fiscaal jaarloon 2017.

Geen 'Vorig fiscaal jaarloon', onjuist of onbekend?
Er kunnen diverse situaties zijn waarbij er geen 'Vorig fiscaal jaarloon' is, dat deze onjuist is, of onbekend. Dan is de handigste methode het heffingsloon (de 'opvolger' van het fiscale loon sinds 2013) van de werknemer in 2017 te vermenigvuldigen met het aantal periodes in een jaar. Zo komt u te weten wat het 'vorige' fiscale jaarloon van de werknemer bedraagt. De term 'heffingsloon' komt u op iedere loonstrook 2017 tegen.

· Voor maandlonen vermenigvuldigt u het heffingsloon met de factor 12,96 (12 maanden, en
  het vakantiegeld van 8%). Bedraagt dit jaar het heffingsloon per maand van bijvoorbeeld
  een gepromoveerde werknemer € 2.600,-, dan vult u in het veld 'Vorig fiscaal jaarloon'
  € 2.600,- x 12,96 = € 33.696,- in.
· Voor vierwekenlonen vermenigvuldigt u het heffingsloon met 14,04 (13 periodes, en het
  vakantiegeld van 8%).
· Bij weeklonen met 56,16 (52 weken, en het vakantiegeld van 8%).

Let op: In deze wizard kunt u bij een onbekend fiscaal jaarloon, niet direct het '(Vorig) fiscaal jaarloon' op bovenstaande wijze berekenen. U kunt immers op dat moment nog geen loonberekening maken. Laat in dat geval het veld dan ook voorlopig leeg, negeer de melding en vul het '(Vorig) fiscaal jaarloon' later bij de vaste werknemersgegevens alsnog in (tabblad 2, 'Loon').


Verrekening onjuist fiscaal jaarloon bij de IB-aangifte

Met een correct ingevuld (Vorig) fiscaal jaarloon zullen de berekeningen van de incidentele beloningen van de werknemer (ook) dit jaar correct verlopen. Bij een onjuist aangegeven vorig fiscaal jaarloon zal bij de Inkomstenbelasting van de werknemer de situatie altijd worden rechtgetrokken. Hetzij via bijbetalen, hetzij via een zogenoemd T-biljet (Teruggave). De fiscus en de werknemer willen echter dat de voorheffing (= de loonheffing) zoveel mogelijk overeenkomt met de eindheffing. Vandaar dat het correct invullen van het vorig fiscaal jaarloon van belang is.