Starten of beëindigen loonadministratie tijdens het jaar

U hebt het nieuwe bedrijf keurig aangemeld bij de fiscus. U hebt personeel in dienst, dus u hebt ook verzocht om een loonheffingennummer. U vermoedt dat u - stel - in de sector 44 Zakelijke Dienstverlening II zult vallen, maar u weet dat niet zeker.

De fiscus is niet altijd even snel met het afgeven van het loonheffingennummer. En ook de bepaling van de sector laat soms op zich wachten.

Fiscus verlangt eerste aangifte loonheffingen later
Stel, uw bedrijf start per 1 november 2022. U hebt nog niets van de fiscus vernomen over het loonheffingennummer.

• Wacht dan met verlonen via het Loon-pakket totdat uw loonheffingennummer bekend is.

• Laten we aannemen dat het loonheffingennummer snel volgt, maar dat de fiscus uw eerste aangifte pas over de maand december verwacht (in plaats van november, wat eigenlijk voor de hand ligt).  Volg dan niet de instructies van de fiscus. Maak bezwaar tegen deze beslissing van de fiscus want als u hun 'opdracht' zou volgen, leidt dat geheid tot verkeerde verloningen, en dus verkeerde aangiften.

Immers, u zou dan in het Loon-pakket bij de december-verloning het bruto bedrag in moeten voeren over november plus het bruto bedrag van december. Dat heeft zeker tijdens het jaar tot gevolg dat de loonheffing niet correct berekend wordt, door het progressieve belastingsysteem dat we in Nederland kennen. En het kan tot gevolg hebben dat ook de bedragen voor de werknemers-premies niet deugen.

• In dit geval betaalt u uw personeel gewoon eind november het eerste netto loonbedrag uit. De november-verloning legt u vast in het Loon-pakket.

• Als indienstdatum voor uw werknemer(s) geeft u in 1 november 2022 (01112022).

• U geeft in het Loon-pakket aan dat de eerste aangifte loonheffingen die van periode 11 is, en dat er geen lonen zijn vóór de eerste aangifte (via tabblad 'Loonheffing' van de Werkgever).

• Zodra uw bezwaar is gehonoreerd, stuurt u de aangifte november alsnog in.

• Ter 'geruststelling': onze helpdesk-medewerkers hebben het nog nooit meegemaakt dat een bezwaar in deze werd afgewezen door de Belastingdienst.

Fiscus verlangt eerste aangifte loonheffingen eerder
Zelfde bedrijf (start per 1 november 2022), maar nu verwacht de fiscus uw eerste aangifte toch al over oktober. Volg dan wél de instructies van de fiscus, ook al zijn die eigenlijk onjuist. Deze variant komt overigens weinig voor.

• Als indienstdatum voor uw werknemer(s) geeft u gewoon in 1 november 2022 (01112022).

• U geeft in het Loon-pakket aan dat de eerste aangifte loonheffingen die van periode 10 is. U doet vervolgens ook de aangifte voor oktober, die een nihil-aangifte wordt. U hoeft hiertoe géén oktober-verloning met nihil-lonen te draaien.

• U betaalt uw personeel eind november het eerste netto loonbedrag uit. En u doet daarna de aangifte voor november.

Sectorindeling nog onbekend
Wacht met verlonen en het doen van de aangifte tot (ook) de sector bekend is. Want als u lonen draait en aangifte doet met de verkeerde sector dan moet u zowel de lonen als de aangifte terugdraaien ('intrekken' noemt de fiscus dat), en beide opnieuw gaan doen. Dit geldt ook als de sectoren nauwelijks van elkaar verschillen qua premies, zoals bij de drie varianten van de sector Zakelijke Dienstverlening.

• Als de sector nog onbekend is, kunt u het best een vooruitbetaling doen aan uw werk-nemer(s), en nog niets verlonen in het Loon-pakket. Stel dat het de maand november betreft.

• Zodra de sector wel bekend is, kunt u alsnog de 'overgeslagen' periode (november) verlonen in het Loon-pakket, en daarbij 'het voorschot' inhouden als een netto bedrag.

• Zo is de verloning juist, en verloopt ook de aangifte loonheffingen over november correct.