Overnemen of overdragen Loonadministratie tijdens jaar

U hebt een administratiekantoor. Client wil zelf gaan verlonen, met Loon

Hebt u een cliënt die zelf wil gaan verlonen, en ook met Loon? U kunt dan een back-up maken van Loon waarbij alleen de gegevens van die betreffende cliënt zichtbaar zijn. Want u wilt uiteraard niet dat de gegevens van ál uw cliënten zichtbaar worden voor 'de overstapper'.

De werkwijze daartoe is als volgt:

1) Maakt eerst een complete backup via 'Administratie', 'Backup', 'Maak backup'. Die backup wordt automatisch geplaatst in uw reguliere administratie-map. Stel dat uw reguliere administratie-map luidt: C:\Users\Public\Documents\Loonadministratie 2016.

De backup wordt dan in die map geplaatst, in de submap 'Backup'. Dus de volledige maplocatie voor de backup wordt dan: C:\Users\Public\Documents\Loonadministratie 2016\Backup.

2) U kunt checken waar úw reguliere administratie staat door in Loon vanuit het hoofdscherm te kiezen voor 'Help', 'Over Loon*** 201*', 'Meer informatie'.

Welke map staat er achter 'Administratie-map' vermeld? Dat is de map waarin úw reguliere administratie staat:

Afbeelding: 'Over Loon*** 201*', 'Meer informatie'

3) U gaat nu een nieuwe administratie aanmaken via het hoofdscherm van Loon, 'Administratie', 'Maak nieuwe administratie...'. Wij gaan voor cliënt Smid een backup maken, en noemen daarom de nieuwe administratie 'Loondata 2016 voor Smid'.


Als u nog niet een map hebt gemaakt met die naam, dan kunt u dat nu alsnog doen via de optie ‘Nieuwe map maken’:

Afbeelding: 'Administratie', 'Maak nieuwe administratie...'

3) U gaat in die nieuwe administratie de backup 'herstellen' die u bij stap '1' gemaakt hebt.

In ons voorbeeld gaat u dus de backup uit de map C:\Users\Public\Documents\Loonadministratie 2016\Backup herstellen in de administratie 'Loondata 2016 voor Smid'. Dit doet u op de normale wijze, dus via 'Administratie', 'Backup', 'Herstel backup'.

4) U kiest via 'Kies ander bestand' de meest recente backup (gemaakt via stap '1') uit uw reguliere administratie-map. In ons voorbeeld is dat deze map: C:\Users\Public\Documents\Loonadministratie 2016\Backup

Afbeelding: 'Herstel backup', 'Kies ander backupbestand'

5) Kies voor de optie 'Openen'

6) Let op: U kiest in het volgende scherm - bij het herstellen van de backup - voor 'Importeer één of meer...' (de 3e mogelijkheid). U laat de optie 'Herstel ook EBV-postbus' aangevinkt staan:


Afbeelding: 'Herstel backup', 'Importeer één of meer...'

7) Selecteer na 'F10:OK' alléén de werkgever aan wie u de backup wilt sturen. In ons voorbeeld is dat 'Bouwbedrijf Smid':

Afbeelding: 'Importeer werkgevers uit backup'

8) Klik op 'F10:Importeer'

9) Klik op 'ESC:Sluit'

10) Kies na de import als werkgever (in ons voorbeeld) 'Bouwbedrijf Smid'. Dit kan niet anders want 'Bouwbedrijf Smid' is in deze administratie logischerwijze de enige werkgever (naast de 'Standaardwerkgever').

11) Maakt nu een backup op de normale wijze: 'Administratie', 'Backup', 'Maak backup'.

Die backup wordt automatisch geplaatst in uw nieuwe administratie. Bij ons voorbeeld dus in de map: C:\Users\Public\Documents\Loondata 2016 voor Smid\Backup:


Afbeelding: 'Backup', 'Maak backup'

12) Na 'F10:OK' geeft Loon u deze melding:

Afbeelding: 'Backup', 'Backup voltooid'

De backup heet uiteraard 'LB60001.lda' want dit is de eerste en tot nu toe enige backup in de map: C:\Users\Public\Documents\Loondata 2016 voor Smid\Backup.

13) U kunt deze backup nu als bijlage e-mailen naar de cliënt.

Open deur, maar zo belangrijk dat we 'm intrappen: Let erop dat u de juiste backup kiest vanuit uw e-mailprogramma!

14) De cliënt herstelt deze backup via 'Administratie', 'Backup', 'Herstel backup'.

Daarbij moet hij de optie 'Herstel ook EBV-postbus' aangevinkt laten staan. Anders worden de Aangiften loonheffingen, en de EDM's die u voor de cliënt gedaan hebt niet meegeno-men.

15) Last maar zeker niet least: Zorg ervoor dat uzelf weer gaat werken met uw reguliere administratie.

Dat doet u via het hoofdscherm van Loon, 'Administratie', 'Open administratie...'. Kies daar uw reguliere administratie-map. In ons voorbeeld: C:\Users\Public\Documents\Loonadministratie 2016:

Afbeelding: 'Administratie', 'Selecteer (bestaande) administratie...'